NIEUW: Documenten, een uitbreiding op CRM Basismodule

De uitbreiding Documenten is beschikbaar! Inmiddels is deze uitbreiding al in gebruik bij een aantal van onze klanten. Wij zijn razend enthousiast en kunnen echt niet wachten tot onze gebruikers de voordelen hiervan ontdekken. Daarom vertellen we je graag meer over deze uitbreiding op de CRM basismodule.  

Module met diverse mogelijkheden 

Deze uitbreiding is mede ontstaan omdat uit klantonderzoek en supportaanvragen bleek dat deze wens onder onze gebruikers bestond. Onze gebruikers gaven aan dat de mogelijkheid om op een eenvoudige, standaard manier documenten naar relaties, medewerkers, prospects te sturen ontbrak. Bijvoorbeeld om  informatie op te vragen of contracten op te sturen. In de huidige situatie gebruiken sommige klanten de offertemodule om documenten te versturen. Ook werden documenten vaak gekoppeld als bijlage. Met de documentenuitbreiding wordt het mogelijk om templates te maken waarmee het veel eenvoudiger en sneller wordt om standaard documenten te versturen.  

‍Maak eenvoudig standaard templates 

‍Met deze uitbreiding maak je eenvoudig standaard templates voor diverse doeleinden. De mogelijkheden zijn eindeloos. Zo maak je, bijvoorbeeld, arbeidscontracten, formulieren om gegevens op te vragen of een verwerkersovereenkomsten.   

Naast het document zelf is het ook mogelijk om e-mailtemplates te maken voor wanneer je een document verstuurt.  

Placeholders en tekstfragmenten 

‍Wanneer je een nieuwe template maakt gebruik je hierbij de placeholders. Als je vervolgens een document aanmaakt op basis van het template, worden de placeholders gevuld met de waarden zoals bekend in Yoobi. Per placeholder geef je aan of deze bewerkbaar is, zodat de ontvanger deze kan invullen tijdens het accorderen. Verder is het mogelijk om in te stellen dat het invullen van de placeholders verplicht is. In Yoobi zijn standaard placeholders gedefinieerd.

Wanneer je andere placeholders nodig hebt dan de standaard placeholders dan zijn er 4 vrije invul placeholders beschikbaar: 

• Tekstveld (één regel)
• Tekstveld (meerdere regels)
• Datum veld
• Aan / Uit veld.  

Deze 4 vrije invoer placeholders zitten standaard in deze uitbreiding.

De vrije invoer placeholders staan los van de vrije velden waar je gebruikt van maakt met de uibreiding 'Vrije Velden'. Placeholders zijn beschikbaar in documenten en e-mail templates. 

Ook komen er standaard tekstfragmenten beschikbaar. Hiermee stel je documenten op naar wens zonder iedere keer opnieuw tekst te moeten typen. Dit is niet alleen goed omdat het tijd bespaart, je creëert ook consistentie en reduceert typfouten omdat je niet langer handmatig alles typt.  

Met goede templates bespaar je veel tijd 

‍Wanneer je deze uitbreiding op de CRM basismodule goed inricht met de juiste templates dan wordt het daarna appeltje-eitje om snel documenten te maken. Ze zien er professioneel uit en je verstuurt ze direct via e-mail. Wanneer je ook een accordeerlink toevoegt wordt het document ter accordering aangeboden. Anders wordt hij als PDF aan de mail gekoppeld. Omdat alles een gestroomlijnd proces is bespaar je enorm veel tijd.  

Nu beschikbaar 

‍De afgelopen maanden hebben we hard aan deze functionaliteit gewerkt. Dit proces begon bij het verzamelen van de klantwensen. Vervolgens maakte onze UX-er het ontwerp en gingen onze developers er mee aan de slag om het ontwerp om te zetten in een functionerende uitbreiding.  

Uiteraard wordt de nieuwe software goed getest. Eerst door onze developers en tester. Daarna hebben wij intern flink getest. Op deze manier hebben we ontdekt we of het prettig werkt. Na deze fase zijn een aantal van onze klanten met de module gaan testen. Dit beviel goed want sommige van hem hebben hem direct in gebruik genomen. 

Inmiddels is hij dus voor iedereen beschikbaar. Documenten is een uitbreiding op CRM Basis. Deze uitbreiding is verkrijgbaar vanaf 181 euro per jaar. Andere uitbreidingen zijn CRM Verkopen en CRM Offertes. Wanneer je nog geen gebruik maakt van de CRM basismodule vraag dan een offerte aan voor beide modules. Wil je meer weten of een vrijblijvende demo? Neem dan contact op met sales@yoobi.nl. We helpen je graag.  

‍