Neem afscheid van je urenstaat in Excel

Urenstaat in Excel is niet efficiënt en kost geld

Je urenstaat in Excel bijhouden is niet efficiënt en kost je omzet. Uren snel een eenvoudig registreren, het snelste gaat dit via een App of een online urenregistratie tool. Wanneer je je urenregistratie in Excel bijhoudt dan is het een stuk minder efficiënt, je moet tenslotte een stuk vaker klikken voordat je in een spreadsheet je uren registreert. Kortom, wanneer je de urenregistratie regelt in een daarvoor bestemde oplossing bespaar je tijd en werk je op een uniforme manier.

Urenregistratie in Excel: goedkoop is duurkoop

Je urenstaat in Excel bijhouden kost geen geld, dat klopt. Toch is het duurkoop. Wanneer je uren registreert in een spreadsheet en niet in een timesheet loop je het risico dat wanneer je uren niet direct verwerkt je snel het overzicht verliest en je uren vergeet te registreren. Door direct je uren te registreren bespaar je kostbare tijd en maak je een flinke efficiëntieslag en voorkom je omzetlekkage. Een duidelijke win-win situatie.

Urenstaat in Excel is foutgevoelig

Wanneer je de urenstaat in Excel gebruikt als de basis voor gewerkte uren dan bestaat er een groot risico dat er onnodige fouten worden gemaakt. Dit begint al bij het aanmaken van een spreadsheet. Je moet het helemaal zelf inrichten op een manier die voor jou goed werkt, hierbij is een fout zo gemaakt. Als je deze horde hebt genomen dan kom je aan bij de volgende horde: weten de medewerkers ook hoe Excel werkt? Misschien zijn niet alle medewerkers even handig. In het gunstigste geval registreren ze de uren niet goed maar het is ook een mogelijkheid dat ze je hele bestand overhoop helpen of per ongeluk de uren van andere medewerkers wijzigen als ze een verkeerde kolom of rij bijwerken.  

Door te werken met urenregistratiesoftware bepaal je vooraf op welke projecten en activiteiten jouw medewerkers uren registreren en hebben ze geen toegang tot de urenregistratie van collega’s. Zo voorkom je een berg fouten bespaar je tijd omdat er geen correcties nodig zijn.

Geen inzicht met urenregistratie in Excel

Wanneer je de urenstaat in Excel bijhoudt dan wordt er vaak gewerkt met een spreadsheet per medewerker of per project. Hierdoor is er geen centraal punt waar alle geregistreerde uren samenkomen. Hierdoor mis je inzichten die belangrijk zijn voor je bedrijf. Natuurlijk is er de mogelijkheid om handmatig een rapport te maken, maar zou het niet veel sneller zijn als dit met 1 druk op de knop automatisch gaat?  

Wanneer je ervoor kiest om de urenregistratie in Excel te vervangen voor een urenregistratiesysteem dan krijg je niet alleen inzicht in hoeveel uren er geregistreerd worden, je krijgt ook inzicht in hoeveel van deze uren declarabel zijn, of je projecten binnen budget afrondt en of medewerkers het juiste aantal contracturen werken.  

Urenregistratie in Excel geen goede basis voor je administratie

De Urenregistratie in Excel regelen zorgt ervoor dat er geen goede basis is voor de rest van je administratie. Met een urenstaat in Excel is het onvermijdelijk dat je andere processen handmatig moet doen. Excel geeft tenslotte geen informatie door aan, bijvoorbeeld, je facturatiesysteem of salarisadministratie. Om facturen te sturen of een juiste salarisstrook te maken moet er dus geknipt, geplakt of gekopieerd worden. Een tijdrovende en foutgevoelige klus. Zeker als geregistreerde uren goedgekeurd moeten worden door een externe partij.  

Door te kiezen voor een geïntegreerd systeem los je al deze problemen in 1 klap op. Geregistreerde uren laat je snel en eenvoudig goedkeuren door de juiste manager of je opdrachtgevers en vervolgens maak je direct een factuur aan hand van deze uren. Koppel je urenregistratie met je salarisadministratie en je medewerkers hebben altijd een goede salarisstrook.  

Urenregistratiesoftware: alleen maar voordelen

Met urenregistratiesoftware heb je alleen maar voordelen. De investering die er tegenover staat verdien je snel terug; het kost minder tijd om uren te registreren, er worden minder fouten gemaakt en je factureert sneller. Het legt de basis voor je financiële administratie en je krijgt inzicht in belangrijke cijfers. Hierdoor stuur je sneller bij en anticipeer je op de toekomst.  

Software die meegroeit met jouw bedrijf

Yoobi biedt modulaire software aan die meegroeit met jouw bedrijf, in aantal gebruikers en handige oplossingen. Ga voor een volledig geïntegreerd pakket van urenregistratie, facturatie, inzicht en meer. Koppel het aan je boekhouding, salarisadministratie of andere software en optimaliseer processen van A tot Z. Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf? Vraag direct jouw persoonlijke demo aan bij 1 van onze specialisten.  

‍