Zo word je de beste tijdschrijver

Registreer ook snel en volledig je uren. Met deze tips word jij de beste in urenregistratie en is jouw timesheet als eerste goedgekeurd.

Tip 1: Log automatisch in. Gebruik je Google of Microsoft-account om in te loggen op Yoobi (en andere cloud-apps) zonder je gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren (meer info over SAML-SSO lees je in dit artikel).

Tip 2: Organiseer je projecten. Snel registreren gaat het makkelijkst als je direct het juiste project kunt selecteren. Voeg daarom de projecten waar je aan werkt toe aan je timesheet.

Wees niet bang voor een overvolle timesheet. Als je een maand geen registraties hebt gemaakt op een project, dan toont Yoobi het project niet meer in de timesheet.

Tip 3: Markeer projecten als favoriet via de Yoobi App. Om sneller een project te kunnen selecteren, markeer je een project als favoriet door op het sterretje voor het project te klikken. Deze projecten zie je terug in het tabblad favorieten.

Tip 4: Regelmatig inloggen. Voeg een uitgevoerde taak of activiteit direct toe aan je timesheet, om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van alle kosten en werkzaamheden.

Secuur registreren van uren en onkosten is waardevol. Uit onderzoek blijkt dat 15 % van de uren niet wordt gefactureerd. 

Tip 5: Gebruik de stopwatch van de Yoobi App. Zet hem aan als je aan een nieuwe taak begint en zodra je je taak hebt afgerond stop je de stopwatch en voeg je de registratie toe.

Tip 6: Voer uren in via regelinvoer. De timesheet toont standaard een maand, maar door op mijn uren te klikken en voor de optie per dag te kiezen, zoom je in op een dag. Hier voer je registraties toe per regel. Typ de eerste letter van een relatie (of project) en start met invoeren.

Tip 7: Voeg opmerkingen toe aan je registratie. Deel aanvullende informatie met degene die het moet beoordelen, door specificaties toe te voegen en creëer een compleet onderbouwd document.

Tip 8: Gebruik de dag- of weektimesheet en Yoobi toont de laatste 10 gebruikte (actieve) activiteiten, zodat je sneller het juiste project kunt kiezen. Staat de jouw activiteit er niet tussen? Typ de eerste letters of cijfers van het project en Yoobi stelt bijbehorende projecten of relaties voor.  

Tip 9: Laat Yoobi je registraties aanvullen. Als het werkrooster door de beheerder van Yoobi is aangevuld met pauzetijden, zie je zowel de werktijden als de pauzetijden in een blokkenschema weergegeven. Klik een blok aan om een activiteit te registreren. Je kunt dit blok ook met je muis groter maken of verplaatsen, Yoobi past de start- en eindtijden automatisch aan. Bekijk deze handleiding voor een werkwijze.

Tip 10: Sluit je timesheet. Zodra een periode is gesloten gaat het proces van goedkeuren, administreren en doorbelasten van start. Alle uren uit de afgesloten periode worden automatisch door Yoobi aan de afdelingsmanager of de externe opdrachtgevers aangeboden voor goedkeuring.

Van registratie naar facturatie 

Yoobi zorgt ervoor dat alle in– en externe deelnemers aan het proces van urenregistratie tijdig worden aangespoord om mee te werken. Zo helpt Yoobi mee aan een vlotte verwerking en zie je waar eventuele knelpunten zijn.

Vraag nu een gratis demo-account aan en ervaar de voordelen.

Ga direct aan de slag
Gratis 41 dagen demo!