Yoobi Nieuwsbrief mei 2020

Deze maand hebben we spannend nieuws voor alle projectmanagers. Ook vertellen we wat meer over onze nieuwe inzichtmodule, de CRM-module in combinatie met Microsoft Office365-koppeling én de onkostenmodule. Omdat we veel vragen krijgen over vervallen verlofuren hebben we wat tips voor je.

Ontwikkelingen projectenmodule
Eerder dit jaar hebben we de menu's 'CRM-Taken' en 'CRM-Relaties' verbeterd en binnen 1 á 2 weken zal ook het verbeterde menu 'Projecten' live gezet worden.

De veranderingen in het kort:
Tabblad Inzicht. Dit is een heel nieuw tabblad. Door zelf in te stellen inzichtkaarten heb je nu nog meer inzicht in je project. Klik op een kaart om een berekening te tonen of naar meer informatie te navigeren.  

Nieuw: Tabblad Inzicht.

Tabblad Overzicht. Dit tabblad is geheel vernieuwd. De informatie wordt in kaarten en gegevensblokken weergegeven. Klik een kaart aan om direct naar het gekoppelde tabblad te navigeren, of klik op een regel om naar de detailgegevens te gaan.

Tabblad Orders. Dit tabblad is extra toegevoegd (alleen voor module facturatie). Je ziet direct alle orders die bij het project horen en deze zijn direct te openen om in te zien of te bewerken.

Invoervelden nieuw project. Bij het aanmaken van een nieuw project is het nu mogelijk zelf je invoervelden te bepalen.

Klik hier voor meer informatie over alle veranderingen.

CRM Basis module l Koppeling met Office365
Met deze koppeling bewaar je e-mail direct in Yoobi en koppel je deze aan een klant, project, verkoop of medewerker. Afspraken die je maakt komen direct in je Outlook-agenda te staan.

Voeg e-mails van klanten toe aan je CRM
Met de Office365-koppeling voeg je e-mails en bijlagen vanuit Outlook toe aan Yoobi CRM. Yoobi gaat na of de verzender van de e-mail als contactpersoon aanwezig is in Yoobi CRM. Als er een match is gevonden, kun je de e-mail als uitgevoerde taak toevoegen aan Yoobi CRM. Nieuwe e-mailadressen sla je rechtstreeks vanuit je mailbox op bij een relatie. Bijlages uit het e-mailbericht worden ook toegevoegd en zijn als (losse) bestanden te openen vanuit Yoobi.

Beter zicht op je agenda’s
Met de Office365-koppeling synchroniseer je afspraken, taken én activiteiten tussen je Outlook-agenda en je Yoobi-agenda. Hierdoor heb je alle gegevens gebundeld. Handig voor gebruikers die veel vanuit hun mailbox werken en nu niet meer Yoobi apart hoeven te openen.

Benieuwd hoe je taken toevoegt aan je agenda? Bekijk de film hier.

Onkostenmodule
Met de onkostenmodule declareer je eenvoudig onkosten  via de App of webversie. Fotografeer de bon en dien direct je declaratie in. De afdelingsmanager ontvangt jouw declaratie per e-mail en keurt de aanvraag goed. Daarnaast is het mogelijk om onkosten toe te kennen aan een project, klant óf activiteit. Eenvoudig en snel. 

Benieuwd hoe de onkostenregistratie er uit ziet? Bekijk de film hier.

Inzichtmodule voor eigen rapportages en grafieken
In Yoobi zijn veel standaardrapportages aanwezig, deze bieden je al veel informatie. Wanneer je nog meer met je cijfers wilt doen, kan de nieuwe inzichtmodule je daarbij helpen. Bouw je eigen rapportages en deel deze met collega’s. Bepaal welke informatie je uit Yoobi wilt halen en voeg zelf velden toe om meer inzicht te krijgen. Vanuit de grafieken klik je door voor diepere analyses.

Deze module is uitermate geschikt om rapportages te maken met hoofd- en deelprojecten, specificaties voor WBSO-rapportages, grafieken met een verdeling van de omzet, of rapportages met cijfers van de afgelopen jaren in één rapport.

Voorbeeld inzichtmodule

Vervallen verlofuren
Wettelijk heeft een medewerker recht op 160 uur verlof (op basis van een 40-urige werkweek) per jaar. Zijn er na dit jaar nog uren over, dan mogen deze uren worden meegenomen naar het volgende jaar. Let op: deze uren moeten wel binnen 6 maanden opgemaakt worden, want anders vervallen deze. Als een medewerker dus nog wettelijke uren vanuit 2019 over heeft, dan zullen deze per 30 juni 2020 komen te vervallen. Hoe voorkom je dat deze uren komen te vervallen?

• Laat de uren nog opnemen vóór de vervaldatum
• Betaal de uren uit (en wijzig het saldo met een verlofmutatie)
• Laat de uren vervallen maar voeg de uren weer toe via een verlofmutatie

Lees er alles over in onze blog 'Voorkom vervallen verlofuren'

Verlof en Coronavirus COVID-19
We hebben een aantal vragen gehad met betrekking tot verlof en Corona. Voor de verlofregistratie in Yoobi verandert er niets. Heb je aparte afspraken met medewerkers gemaakt, maar weet je niet hoe je dit in Yoobi moet verwerken, laat het ons weten via een supportaanvraag (blauwe knop in Yoobi) en wij denken mee met een oplossing.

Lees meer over verlof en corona op de site van de Rijksoverheid.

Vragen en bereikbaarheid
Neem contact met ons op via een supportaanvraag óf via een e-mail. Je kunt ons bellen op +31 (0) 181 69 76 70. Spreek dan een voicemail in en we bellen terug. Vermeldt duidelijk je telefoonnummer én de reden dat je teruggebeld wilt worden. 

Met vriendelijke groet,
Jaco, Jurriaan, Vincent, Bram, Mercedes, Iris, Axel, Oskar, Mark, Charlotte, Jurelyn, Ruthger, Lisa, Robert, Selim en Hans