Werken met deelprojecten

Als een project groot of ingewikkeld wordt, is het zinvol om het op te splitsen in deelprojecten.


Projecten
Binnen Yoobi zijn projecten de dragers waar alle informatie op wordt geregistreerd. Een project krijgt een of meerdere activiteiten onder zich en wordt gekoppeld aan een klant, een afdeling en aan meerdere medewerkers (hier lees je hoe je een nieuw project aanmaakt).

Als een project groot of ingewikkeld wordt, is het zinvol om het op te splitsen in deelprojecten. Het kenmerk van deelprojecten, is dat ze als zelfstandige onderdelen worden uitgevoerd, maar wel met elkaar te maken hebben. De deelprojecten werken samen toe naar 1 doel.

Deelproject
Elk deelproject heeft een eigen projectmanager. De projectmanager die voor het hoofdproject verantwoordelijk is, zorgt er voor dat de deelprojecten op elkaar blijven aansluiten.

Voorbeeld
Als projecten bestaan uit veel verschillende onderdelen, die ieder apart uitgewerkt moeten worden, zorgen deelprojecten voor overzicht. Bijvoorbeeld bij een Btw-aangifte.

De deelprojecten van de Btw-aangifte kunnen er als volgt uitzien:

  • Deelproject 1 is het aanvragen van mutaties, bonnetjes en facturen
  • Deelproject 2 richt zich op het koppelen van banktransacties aan de mutaties
  • Deelproject 3 is het verwerken van mutaties
  • Deelproject 4 is het doen van de aangifte
  • Deelproject 5 is de terugkoppeling naar de klant


Projectbewaking
De projectmanager van het hoofdproject bewaakt het volledige project en is verantwoordelijk voor de oplevering. De deelprojectmanagers besturen hun eigen onderdeel als een zelfstandig project. Ze plannen de taken en activiteiten, beheren de registratierechten van medewerkers, stellen een einddatum in en monitoren eventueel overwerk. Voor de urenregistratie stellen ze in of er een extern akkoord dient te worden gegeven door de klant. Deelprojecten hebben een eigen budget en de projectmanager stelt dit in op project-, activiteit- of medewerker niveau.

Hoe richt je dit in met Yoobi?  
Om een deelproject aan te maken in Yoobi, open je het hoofdproject wat je graag wil opsplitsen in afzonderlijke projecten. Kies voor 'nieuw deelproject' om een deelproject aan te maken. Of kies voor 'koppel deelprojecten' om een bestaand project te selecteren als deelproject. 

Nieuw deelproject aanmaken
Om een nieuw project aan te maken, doorloop je de wizard die Yoobi heeft geopend. Op het eerste tabblad geef je de projectgegevens in. Je hebt hier de mogelijkheid om onderdelen van het hoofdproject over te nemen. 

Projectmedewerkers
Op het vierde tabblad van de wizard geef je aan welke medewerkers een rol vervullen in het deelproject. Vooral de projectmanager is hierbij van belang. 

Overzicht
Zodra alle deelprojecten zijn aangemaakt keer je terug aar het hoofdproject. Op de overzichtspagina staat de projectstructuur die je hebt aangemaakt. Je kunt in de projectstructuur dubbelklikken op een deelproject om dit te openen, of je gaat naar het tabblad 'deelprojecten' om een van de 5 deelprojecten te bewerken. 

Rechten
De projectmanager van het hoofdproject heeft via het hoofdproject inzage in de deelprojecten. De projectmanagers van de deelprojecten zien alleen het deelproject in hun projecten overzicht. Op de overzichtspagina van het deelproject staat de projectstructuur, daar kunnen zij uit opmaken dat het project waar zij verantwoordelijk voor zijn als projectmanager, onderdeel uit maakt van een hoofdproject.  

Via het tabblad 'registratierechten' kunnen er door de projectmanager rechten worden toegekend voor het registreren van uren, aantallen en bedragen. 

Veel succes!
Wil je ook aan de slag met deelprojecten? Dat kan. Deze optie maakt deel uit van onze module projectmanagement en is standaard beschikbaar voor alle gebruikers die werken met Yoobi. Vraag vandaag nog een proefaccount aan om er mee te werken.

Ga direct aan de slag
Gratis 41 dagen demo!

 

  • Gepubliceerd op:
    06-04-2017
  • Gemaakt door:
    Sarah Kocken
  • Bijgewerkt op:
    28-05-2019
  • Tag:
  • Delen:
    Delen