Wat de timesheet jou kan leren over urenregistratie

 

Hoe gaat het in zijn werk?
Met urenregistratie van Yoobi registreren medewerkers uren op projecten. De uren worden verzameld in een timesheet en uitgesplitst over verschillende projectactiviteiten.

Als alle uren door de medewerker zijn geregistreerd en de timesheet is compleet, sluit hij de periode (een week of een maand) af. Alle uren uit de afgesloten periode worden nu automatisch door Yoobi aan de projectleiders of de externe opdrachtgevers aangeboden voor goedkeuring. Zodra de projectleider of opdrachtgever de uren heeft goedgekeurd, zet Yoobi automatisch de facturatie in gang. Wij hebben het proces hier stap voor stap in beeld gebracht.  

Inzicht en overzicht
Het proces van uren schrijven tot facturatie bestaat uit meerdere onderdelen en verschillende deelnemers, zowel intern- als extern. Inzicht in de voortgang van de geregistreerde uren is belangrijk voor een goede administratie en een soepel debiteurenbeheer. Signaleer snel welke periodes nog open staan, spoor medewerkers (automatisch) aan om uren te registreren, ga na welke opdrachtgevers nog uren moeten beoordelen en bepaal waar actie op ondernomen moet worden.

Lees mee en bekijk hoe we deze informatie weergegeven in de timesheet. 

 


Blauw. Openstaande periodes worden in het blauw weergegeven. Hier kunnen medewerkers uren op schrijven en wijzigingen in aanbrengen.

Grijs. Als de medewerker een periode heeft afgesloten, word dat gedeelte van de timesheet grijs en kan het niet meer bewerkt worden.

Het kan ook voorkomen dat een project of activiteit grijs is, waardoor de medewerker er geen uren op kan schrijven. Dan is de einddatum van het project verstreken, of het toegekende budget voor het project of de activiteit is bereikt.  

Geel. Geelgekleurde dagen zijn uren die wachten op goedkeuring van een opdrachtgever of externe accordeur.

Groen. Alle periodes waar de uren van zijn goedgekeurd worden groen gearceerd en zijn niet meer te bewerken door de medewerker.  

Rood. Als een externe projectleider, opdrachtgever of klant een aanvraag tot accorderen afkeurt, wordt die periode in het rood aangegeven. De medewerker lost dit zelf op door de betreffende periode opnieuw te openen, te corrigeren en af te sluiten, waarna automatisch een nieuwe aanvraag tot akkoord wordt gedaan.

Kruisjes in de timesheet
Dat kan drie dingen betekenen. De medewerker heeft geen registratierechten op die activiteit, de activiteit is gesloten (status of einddatum), of het project is gesloten (status of datum) waardoor er geen activiteiten worden getoond.

Bolletjes bij de weken
Alle acties die op een periode gedaan kunnen worden (sluiten, heropenen, goedkeuren) zijn via het drop down menu (de drie bolletjes) te vinden.

Het vervolg
Direct na het accorderen van de uren staan de uren klaar voor verwerking en kan er een order van de uren opgemaakt worden. Binnen Yoobi bepaalt de order welke gegevens op de factuur terecht komen. Om gewerkte uren te facturen kies je voor een regiebasis- of projectorder. Als de factuur wordt verzonden gaat er automatisch een bijlage mee, met daarop de naam van de contactpersoon die de uren heeft goedgekeurd en de datum van goedkeuren.

Dit heldere proces van registreren en accorderen zorgt voor:

  • Inzicht in status van de geregistreerde uren
  • Duidelijkheid over de uren bij alle partijen
  • Sneller akkoord op de gewerkte uren
  • Kortere tijd tot aan het factureren
  • Facturatie met bijlage, voor meer duidelijkheid bij de opdrachtgever

Administreer sneller
Heldere afspraken en inzicht zorgen voor een soepel proces. Met Yoobi automatiseer je het proces van uren schrijven, verzamelen, goedkeuren en facturatie. Zelf ervaren wat de voordelen zijn? Vraag dan nu een demo aan.

Ga direct aan de slag
Gratis 41 dagen demo!