Waarom moet je je timesheet sluiten?

In dit artikel geven we aan waarom het nodig is de timesheet periodiek te sluiten. We laten zien welke stappen er in het proces zitten en welke aaneenschakeling van acties Yoobi uitvoert. Lees mee en leer hoe je dit slim inregelt voor jouw organisatie. 

Wat is de bedoeling?

Met urenregistratie van Yoobi registreren medewerkers uren op projecten. De uren worden verzameld in een timesheet en uitgesplitst over verschillende projecten en activiteiten.

Als alle uren door de medewerker zijn geregistreerd en de timesheet is compleet, kan de periode gesloten worden. In Yoobi is dat een week of een maand. De medewerker klikt in de timesheet (naast het weeknummer of de maand) op de drie bolletjes om een drop-down menu te openen en ‘afsluiten’ te selecteren.

De timesheet is hiermee gesloten door de medewerker. De periode word nu weergegeven in het grijs en kunnen er geen wijzigingen meer worden aangebracht in de geregistreerde uren.

5 tips om je (medewerkers) te motiveren

Waarom is dit van belang en hoe ga je hier slim mee om?

  1. Wijzigingen

Zo lang een periode ‘open’ staat, is het voor de medewerker mogelijk om uren te aan te passen in de timesheet. De medewerker is de enige die de uren ziet voor die periode. Door de periode te sluiten worden de geregistreerde uren gedeeld met de manager en is het voor de medewerker niet meer mogelijk om wijzigingen aan te brengen. 

De uren liggen nu ter beoordeling bij de afdelingsmanager en door de afgesloten periode te vergrendelen voor aanpassingen, voorkomt Yoobi dat er een verschil ontstaat in de te beoordelen uren en de timesheet. 

Als een afdelingsmanager een periode heeft beoordeeld (goedkeuren of afwijzen) kan de periode door de medewerker heropend worden. Dit geeft de medewerker de ruimte om wijzigingen aan te brengen, maar zo kan er nooit een verschil ontstaan. Na iedere aanpassing dient de periode opnieuw gesloten te worden en gaan de uren opnieuw ter beoordeling naar de afdelingsmanager.

TIP: In Yoobi kun je eenvoudig voorkomen dat timesheets lang open blijven staan, door gebruik te maken van de notificatie instellingen. Hier stel je in dat alle medewerkers met een openstaande timesheet, automatisch een herinnering per e-mail ontvangen om de timesheet in te vullen en te sluiten.

 
  1. Regelmaat

Laat medewerkers regelmatig de timesheet bijwerken en afsluiten. Hiermee voorkom je als werkgever dat er veel tijd tussen de werkzaamheden en urenregistratie zit. Het is aannemelijk dat een werknemer uren van een paar weken geleden minder nauwkeurig registreert dan uren die hij gisteren of vandaag heeft gemaakt.

TIP: Yoobi informeert managers over medewerkers die lange tijd geen registraties hebben gedaan, door een e-mail te sturen. In de instellingen bepaal je na hoeveel dagen of weken je een signaal wil ontvangen en Yoobi mailt je deze informatie.

 
  1. Projectverloop

Werkt de medewerker het aantal uren dat contractueel is vastgelegd? Of zijn er overuren die gecompenseerd moeten worden? Door een medewerker wekelijks zijn timesheet af te laten sluiten krijgt de afdelingsmanager een actueel beeld van de geboekte uren.

De timesheet maakt de afdelings- en projectmanager duidelijk hoeveel uur er aan een project zijn gespendeerd. Kloppen het aantal geregistreerde uren met wat er is begroot? Vorderen de werkzaamheden zoals gepland? Deze informatie is van belang om een project nauwkeurig te managen.

TIP: Yoobi heeft op de pagina ‘timesheet accorderen’ een tabel gepubliceerd van alle geregistreerde uren, het verschil met het contract, het verlof saldo en het percentage overwerk.

 
  1. Mutaties

Zodra de timesheet is gesloten gaat het proces van goedkeuren, administreren en doorbelasten van start. Alle uren uit de afgesloten periode worden automatisch door Yoobi aan de afdelingsmanager of de externe opdrachtgevers aangeboden voor goedkeuring. Zijn de uren eenmaal goedgekeurd, dan werkt Yoobi het verlofsaldo van de medewerker bij. Mutaties voor verlof, vakantie, overwerk en tijd-voor-tijd worden op dat moment door Yoobi geactualiseerd.

Het regelmatig sluiten van de timesheet draagt bij aan een up-to-date verlofsaldo van de medewerker. Dat is praktische informatie voor de medewerker, maar essentieel voor de afdelingsmanager, op het moment dat hij of zij een nieuwe verlofaanvraag van een medewerker moet beoordelen.

TIP: Gebruik de ‘widgets’ op het dashboard om notificaties te tonen van goed te keuren periodes of te beoordelen verlofaanvragen.

 
  1. Procesverwerking

Een vlotte verwerking van uren draagt bij een goed debiteurenbeheer. Het sluiten van de timesheet is de eerste stap van een opeenvolging van acties en het loont om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen. Yoobi ondersteunt bedrijven bij dit complete proces door automatisch notificaties te versturen.

TIP: Als een afdelingsmanager een registratieperiode nog niet heeft beoordeeld stuurt Yoobi automatisch een herinnering met het verzoek om de uren te beoordelen.


Yoobi zorgt er voor dat alle in– en externe deelnemers aan het proces van urenregistratie tijdig worden aangespoord om mee te werken. Zo helpt Yoobi mee aan een vlotte verwerking en maakt de software inzichtelijk waar eventuele knelpunten zijn.

Vraag nu een gratis demo-account aan en ervaar zelf de voordelen van Yoobi.  

Ga direct aan de slag
Gratis 41 dagen demo!
  • Gepubliceerd op:
    23-08-2016
  • Gemaakt door:
    Sarah Kocken
  • Bijgewerkt op:
    06-05-2019
  • Tag:
  • Delen:
    Delen