Voorbereiding op de AVG

 

 

Hoe bereiden wij ons voor op de AVG?

Vanaf 25 mei is de nieuwe privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. De invoer van deze wet zorgt ervoor dat de privacywetgeving voor de gehele EU gelijk is. Als aanbieder van een cloudoplossing zijn wij verplicht om aan de uitgebreidere richtlijnen te voldoen en moeten we kunnen aantonen dat we ons aan de wet houden.

Wat hebben wij gedaan om hieraan te voldoen?

We hebben onze privacy statement herzien en als uitbreiding hierop hebben we een cookiestatement opgesteld. Hierin beschrijven we duidelijk wat we doen met cookies en waarom.

Privacy Awareness

Alle medewerkers van Yoobi hebben een presentatie gekregen over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), wat dit voor gevolgen heeft voor ons en voor onze klanten. Belangrijk hierbij is het vergroten van onze privacy awareness en dat we zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en de risico’s van b.v. een verkeerd geadresseerde e-mail, een verloren smartphone of inloggegevens die in verkeerde handen vallen.

Welke maatregelen treffen wij?

Onze software slaat persoonsgegevens op en geeft onze klanten de mogelijkheid die gegevens te bewerken en gebruiken voor bijvoorbeeld facturatie, verloning en verlof. Dit maakt Yoobi tot een verwerker. Een verwerker heeft een aantal verplichtingen voor het beveiligen en de geheimhouding van gegevens, waaronder een verwerkersovereenkomst.

Verwerkersovereenkomst

Een verwerkersovereenkomst is een tweezijdige overeenkomst die de relatie tussen verwerker en verwerkingsverantwoordelijke vastlegt. In dit document staat vastgelegd hoe de verwerker (Yoobi) met persoonsgegevens moet omgaan. Dit document dient door beide partijen bevestigd (ondertekend) te worden.

Om aan deze wettelijke verplichting te voldoen, sturen wij in mei alle klanten een e-mail met het verzoek deze overeenkomst te lezen en ondertekenen. Dit proces is volledig digitaal en werkt met hetzelfde mechanisme wat wij gebruiken voor het ondertekenen van offertes. Wij nemen hiervoor contact op met de beheerder van Yoobi binnen de organisatie.

Toestemming om mee te kijken

Als je gebruik maakt van Yoobi en je dient een verzoek voor support in, dan is het belangrijk dat wij bepaalde achtergrondinformatie van jouw organisatie kunnen inzien. Op basis van die informatie geven onze supportmedewerkers antwoord op je vraag of nagaan waar een fout optreedt. Wij vragen vanaf 25 mei expliciet om jouw toestemming om mee te mogen kijken. Dit doen we door een extra vraag aan het support formulier toe te voegen, zodat je ons hier toestemming voor geeft.

Het recht om vergeten te worden

De AVG geeft mensen meer zeggenschap over hun gegevens. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om na te vragen welke gegevens organisaties van jou hebben en kun je vragen of je deze gegevens in mag zien. Daarnaast heb je het recht om vergeten te worden. Dit houdt in dat je een bedrijf mag vragen jouw contactgegevens te verwijderen.

Als je gebruik wil maken van dit nieuwe recht dan dien je dit verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering in bij Yoobi door een e-mail te sturen naar support@yoobi.nl Je ontvangt binnen vier weken een reactie van een van onze supportmedewerkers.

Let op; wij nemen geen verzoeken van individuele gebruikers in behandeling, omdat we daar niet aan mee mogen werken. Jouw verzoek kan door de interne beheerder van Yoobi (of werkgever) bij ons worden voorgelegd.

Hoe ga jij om met de AVG?

Als gebruiker van Yoobi kun je vanuit jouw klantenkring ook vragen krijgen over persoonsgegevens, of het verzoek ontvangen om een contactpersoon te verwijderen. Bijvoorbeeld als je onze CRM-module gebruikt of persoonsgegevens administreert met Yoobi.

Om je hierbij te helpen publiceren we op korte termijn een support-pagina die precies aangeeft op welke plekken in Yoobi persoonsgegevens staan en hoe je die kunt verwijderen of anonimiseren.