Opmerkingen in de timesheet

Maak je timesheet compleet, door specificaties en opmerkingen toe te voegen aan de urenregistratie.


Van alle blogs die het afgelopen jaar zijn gepubliceerd op yoobi.nl, zijn de twee blogs over de timesheet het meest gelezen. In deze blogs geven we aan welke informatie je uit de timesheet kunt halen en hoe snel akkoord krijgt op geregistreerde uren.  Ook delen we hoe je notificaties in kunt stellen, om je te helpen bij een vlotte verwerking van de urenregistratie  (van jou én andere medewerkers). 

In deze blog geven we een vervolg aan dit onderwerp door je te helpen bij het  toevoegen van specificaties en opmerkingen aan de urenregistratie. Waar kun je informatie kwijt? En hoe pas je de weergave van de timesheet hier op aan, zo dat je een duidelijk beeld hebt van alle ingevoerde gegevens? Lees verder, voor een overzicht van de mogelijkheden.

Opmerkingen in de timesheet
Om opmerkingen toe te voegen aan geregistreerde uren in de timesheet, moet de instelling ‘uren specificeren’ op aan staan. Deze instelling pas je toe per activiteit van een project. Je kunt via de timesheet eenvoudig nagaan of deze instelling goed staat (deze bewerking is toegankelijk voor beheerders of administrators van Yoobi).
 

 
  • Klik op het project waar je specificaties voor wil (laten) meegeven, klik op de drie bolletjes en kies voor project info.
  • Er opent een nieuw scherm met een overzicht van projectgegevens. Klik naast de projectnaam op bewerken, om direct naar het project te gaan en de registratierechten aan te passen.
     
 
  • Yoobi opent een nieuw venster met het projectoverzicht. Kies voor het tabblad activiteiten en selecteer de activiteit waar je specificaties aan mee wil (laten) geven. Op het tweede tabblad (activiteitsgegevens) kies je bij ‘uren specificeren’ voor toegestaan. Kies voor opslaan.
     
 
  • ​Je hebt nu in de timesheet de mogelijkheid om aan je geregistreerde uren opmerkingen toe te voegen. Dit doe je door te dubbelklikken op de uren waar het om gaat.
     
 
  • Je kunt het specificeren van uren ook verplichtten (bijvoorbeeld bij het registreren van overwerk) en dan ziet het er als volgt uit in de timesheet:
     
 

Weergave van de timesheet aanpassen
Als je de gewerkte uren van een dag wil uitsplitsen over meerdere projecten, kan het praktisch zijn om de weergave aan te passen. De timesheet toont standaard een maand, maar door op mijn uren te klikken en voor de optie per dag te kiezen, zoom je in op een dag. Hier voer je uren in via regelinvoer. Typ de eerste letters of cijfers van een relatie en start met invoeren.
 

 

Opmerkingen en specificaties uitlezen
Degene die de timesheet mag beoordelen, kan alle opmerkingen uitlezen via de timesheet. Alle uren met een opmerking hebben in de linkerbovenhoek een aanwijzer in de vorm van een driehoekje. Als je met de muis over die uren heen gaat, worden opmerkingen als een gele ballon getoond.

Voor een compleet overzicht van alle geplaatste opmerkingen in een periode kies je voor de rapportage "Gewerkte uren per medewerker (incl. opmerkingen)". Deze rapportage is voor alle klanten beschikbaar en is opgenomen onder het tabblad medewerkers.

Tip: markeer deze rapportage als favoriet om via je dashboard naar dit overzicht te gaan.
 

In deze rapportage heb je verschillende filteropties om de juiste informatie zichtbaar te maken. Eventueel kun je de rapportage ook exporteren naar Excel (via de knop XLS), om nog meer sorteringen en filteropties door te voeren.

Meer weten?
Heb je hulp nodig bij het registreren van uren, of heb je een vraag over een van de genoemde opties? Neem contact op met de medewerkers van het Yoobi Support Team en ze helpen je graag verder.  

Ga direct aan de slag
Gratis 41 dagen demo!
  • Gepubliceerd op:
    10-01-2017
  • Gemaakt door:
    Sarah Kocken
  • Bijgewerkt op:
    09-11-2018
  • Tag:
  • Delen:
    Delen