Onze tips voor projectmanagers

 

Om een project tot een goed einde te brengen, moeten projectmanagers over de juiste informatie beschikken. Snel bijsturen kan alleen als je op de hoogte bent van de laatste stand van zaken. Maar hoe doe je dat? En hoe voorkom je dat je onnodig veel tijd spendeert naar het zoeken van de juiste informatie? Wij delen onze methodes in een serie van 4 blogs, special gericht op projectmanagers met tips voor het plannen, besturen en beheersen van projecten.

In elke blog komt een ander aspect aan bod. In dit artikel gaan we in op het managen van de ‘tijd’.
 

Zo schat je het juiste aantal uur in

Hoeveel uur kost het om een project af te ronden? Bij de start van een nieuw project, is het belangrijk om een schatting te maken van het aantal uren wat je nodig denkt te hebben. Uit welke taken en activiteiten bestaat een project, hoeveel medewerkers werken er aan dit project en hoeveel uur kunnen medewerkers spenderen aan dit project?
 

Kijk naar je urenregistratie

Om een inschatting te maken, kun je je baseren op voorgaande projecten, je ervaring en eerder behaalde resultaten, maar als je je wilt baseren op feiten, kijk je naar de urenregistratie. Zo leerde de firma Schippers Administratie, dat projecten in werkelijkheid meer uur in beslag namen dan vooraf werd begroot.
 

Tip: gebruik het rapport ‘totaal uren’ onder het kopje activiteit. Dit toont alle projecten, onderverdeeld in activiteiten en de hoeveelheid uren die per activiteit is geregistreerd.

Plan je project

Is dit de eerste keer dat je een dergelijk project oppakt? Splits je project op in fases en bekijk per fase welke taken en activiteiten verricht moeten worden. In onze planningsmodule agendeer je opvolgende activiteiten, zodat er een tijdsbalk ontstaat. Bij iedere activiteit geef je aan wat hier het budget voor is, welke resources (medewerkers) beschikbaar zijn en binnen welke periode de activiteit plaats moet vinden.

De planningsmodule biedt opties voor het direct inzien van beschikbaarheid van mensen. Zo houd je rekening met andere projecten, het verlof van de medewerkers en het aantal contracturen dat zij beschikbaar zijn. 
 

Breek een groot project op

Als een project groot of ingewikkeld wordt, is het zinvol om het op te splitsen in deelprojecten. Het kenmerk van deelprojecten, is dat ze als zelfstandige onderdelen worden uitgevoerd, maar wel met elkaar te maken hebben. De deelprojecten werken samen toe naar 1 doel.

Elk deelproject heeft een eigen projectmanager. De projectmanager die voor het hoofdproject verantwoordelijk is, zorgt er voor dat de deelprojecten op elkaar blijven aansluiten. 
 

Werk met slimme signalering

Bouw controlemomenten in om tijdig bij te sturen. Ga de voortgang van taken na en signaleer of het project op schema loopt of uit dreigt te lopen. In onze planningsmodule bouw je eenvoudig deadlines in, maar als je niet over deze module beschikt, kun je ook een vergadering agenderen (deze optie maakt deel uit van onze CRM Module). Bij het aanmaken van een nieuwe taak heb je de mogelijkheid om notificaties in te stellen. Zo herinnert Yoobi jou aan een naderende deadline en ontvang je een e-mail als er wijzigingen zijn aangebracht. Dit stel je zelf in.
 

Hou de tijd in de gaten

Hoeveel uur heeft het projectteam gewerkt aan je project en heb je voldoende budget beschikbaar om je doel op tijd te halen? Yoobi geeft op elk moment inzicht in de uren, zodat je na kunt gaan of de uren juist geschat zijn of dat deze opgehoogd moeten worden.

TIP: Het rapport ‘project uren medewerkers’ laat exact zien hoeveel uur medewerkers hebben geschreven op projecten. Ook de uitgebreide versie ‘project uren medewerkers specificatie’ word veelvuldig gebruikt door projectleiders.

Kies voor een workflow

Werk je vaak met terugkerende projecten? En bestaan jouw projecten telkens uit dezelfde onderdelen? Gebruik een workflow om je tijd en middelen zorgvuldig te beheren. Met een workflow richt je een vast proces in en dat proces zorgt er voor dat taken op het juiste moment worden uitgevoerd.

Richt een workflow in voor de jaarlijkse beoordelingsgesprekken, het versturen van kerstkaarten, om per kwartaal de BTW-aangifte in te dienen. Het gaat om terugkerende activiteiten, bestaande uit meerdere taken, medewerkers en afhankelijkheden. Het samenstellen van een workflow brengt een actie met veel handelingen, terug naar een paar clicks.
 

Geen tijd te verliezen

Met deze opties helpen we jou de tijd voor je project zo goed mogelijk te besteden. Maar er zijn ook andere (eenvoudige) mogelijkheden, die jou helpen je projecten tot een goed resultaat te brengen. Neem contact met ons op en leg je uitdaging aan ons voor, we denken graag met je mee. Onze consultants hebben jarenlange ervaring en weten exact welke instellingen jouw organisatie nodig heeft om je doel op tijd te behalen.

Ga direct aan de slag
Gratis 41 dagen demo!