NIEUW: de Yoobi documentenmodule

Binnenkort is het zover! Dan lanceren we onze nieuwe documentenmodule. Wij zijn al razend enthousiast en kunnen echt niet wachten tot hij beschikbaar komt voor al onze gebruikers. Daarom vertellen we je graag meer over de documentenmodule.  

Module met diverse mogelijkheden 
De documentenmodule is mede ontstaan omdat uit klantonderzoek en supportaanvragen bleek dat deze wens onder onze gebruikers bestond. Onze gebruikers gaven aan dat de mogelijkheid om op een eenvoudige, standaard manier documenten naar relaties, medewerkers, prospects te sturen ontbrak. Bijvoorbeeld om  informatie op te vragen of contracten op te sturen. In de huidige situatie gebruiken sommige klanten de offertemodule om documenten te versturen. Ook werden documenten vaak gekoppeld als bijlage. Met de documentenmodule wordt het mogelijk om templates te maken waarmee het veel eenvoudiger en sneller wordt om standaard documenten te versturen.  
 
Maak eenvoudig standaard templates 
Met de documentenmodule maak je eenvoudig standaard templates voor diverse doeleinden. De mogelijkheden zijn eindeloos. Zo maak je, bijvoorbeeld, arbeidscontracten, formulieren om gegevens op te vragen of een verwerkersovereenkomsten.   

Naast het document zelf is het ook mogelijk om e-mailtemplates te maken voor wanneer je een document verstuurt.  

Placeholders en tekstfragmenten 
Wanneer je een nieuwe template maakt gebruik je hierbij de placeholders. Als je vervolgens een document aanmaakt op basis van het template, worden de placeholders gevuld met de waarden zoals bekend in Yoobi. Per placeholder geef je aan of deze bewerkbaar is, zodat de ontvanger deze kan invullen tijdens het accorderen. Verder is het mogelijk om in te stellen dat het invullen van de placeholders verplicht is. In Yoobi zijn standaard placeholders gedefinieerd. Wanneer je andere placeholders nodig hebt dan regel je dit met aanvullende module 'vrije velden'. Placeholders zijn beschikbaar in documenten en e-mail templates. 

Ook komen er standaard tekstfragmenten beschikbaar. Hiermee stel je documenten op naar wens zonder iedere keer opnieuw tekst te moeten typen. Dit is niet alleen goed omdat het tijd bespaart, je creëert ook consistentie en reduceert typfouten omdat je niet langer handmatig alles typt.  

Met goede templates bespaar je veel tijd 
Wanneer je de documentenmodule goed inricht met de juiste templates dan wordt het daarna appeltje-eitje om snel documenten te maken. Ze zien er professioneel uit en je verstuurt ze direct via e-mail. Wanneer je ook een accordeerlink toevoegt wordt het document ter accordering aangeboden. Anders wordt hij als PDF aan de mail gekoppeld. Omdat alles een gestroomlijnd proces is bespaar je enorm veel tijd.  

Binnenkort beschikbaar 
De afgelopen maanden hebben we hard aan de documentenmodule gewerkt. Dit proces begon bij het verzamelen van de klantwensen. Vervolgens maakt onze UX-er het ontwerp en gaan onze developers er mee aan de slag om het ontwerp om te zetten in een functionerende module.  

Uiteraard wordt de nieuwe software goed getest. Eerst door onze developers en tester. Momenteel zijn onze collega’s zelf met de module aan het werken. Op deze manier vinden we uit of het prettig werkt. Waar nodig voeren we verbeteringen door. Als deze fase is afgerond gaan een aantal van onze klanten met de module aan de slag. We verwachten dat we deze bèta-fase deze maand starten. 

We streven ernaar om de module aan het begin van het tweede kwartaal van 2023 voor iedereen beschikbaar te maken. De documentenmodule is een aanvulling op de CRM basismodule en is verkrijgbaar vanaf 181 euro per jaar. Wanneer je nog geen gebruik maakt van de CRM basismodule dan komen deze kosten hierbij. Wil je meer weten of een vrijblijvende demo? Neem dan contact op met sales@yoobi.nl. We helpen je graag.