Klantcase VB&C

 

VB&C is een technisch teken- en adviesbureau gevestigd in Valkenswaard. Zij bieden organisaties oplossingen op het gebied van tekenen, informatiebeheer en veiligheid voor gebouwen, mensen en middelen.

Aanleiding

In 2017 heeft VB&C een flinke groei doorgemaakt. De projectadministratie zoals zij die voerden in MS Excel en MS Word volstond niet langer. Frank Claas Directeur bij VB&C vertelt: “Ik merkte dat het systeem wat wij gebruikten veel tijd en daardoor ook geld kostte. Het was veel werk om de uren op de juiste projecten te boeken, er slopen fouten in en ik kon niet herleiden wat het rendement was van de projecten die wij draaiden. Kortom, het voldeed niet langer aan de eisen die wij als organisatie stelden en dus zijn we op zoek gegaan naar een oplossing”.

Overwegingen

In het najaar van 2017 zijn we met drie leveranciers van software-oplossingen in gesprek gegaan. We hebben van elk pakket een demo gekregen, waarna we er vrijblijvend mee aan de slag konden. Vervolgens hebben we de drie pakketten geëvalueerd en zijn we tot de conclusie gekomen dat Yoobi het meest geschikte systeem voor ons is.

Uiteraard is de prijs ook meegenomen in de beoordeling. Omdat Yoobi een modulair systeem is, hoefden wij geen onderdelen af te nemen waar we wel voor moesten betalen maar geen gebruik van zouden maken. Kortom, een sterke prijs-kwaliteit verhouding.

Inrichting

De ingebruikname verliep soepel. Yoobi sluit goed aan op onze werkwijze en dus kon het proces zoals wij dat hebben, gecontinueerd worden. Medewerkers hoefden geen nieuwe werkwijze aan te leren en dit heeft weerstand voorkomen.

Samen met Jurriaan (de consultant van Yoobi) hebben we de projectadministratie ingericht. Dit hebben we verdeeld over verschillende sessies. Zodra ik zeker weet dat dit goed staat, breiden we Yoobi uit met CRM en de verlofregistratie. Uiteindelijk wil ik het beheer van Yoobi overdragen aan drie projectleiders en zal er iemand van administratie verantwoordelijk worden voor de facturatie.

Uitbreiding

Wij hebben gekozen voor urenregistratie, facturatie, verlofregistratie en CRM. Op dit moment zijn de eerste twee modules ingericht en zodra ik zeker weet dat dit foutloos verloopt breiden we Yoobi uit met de verlofregistratie en CRM.

Vragen die ik bij de inrichting en opstartfase heb gehad werden vlot beantwoord door de support-medewerkers, de antwoorden die zij gaven hielpen mij goed op weg.

Ingebruikname

Wij werken nu 1 maand met Yoobi en ik merk dat er een aantal dingen duidelijk verbeteren. Voorheen moest ik medewerkers om hun urenregistratie vragen, maar dat is nu bijna niet meer nodig. Medewerkers registreren regelmatiger hun gewerkte uren vanaf de pc op het werk of vanuit huis met de app. Dit heeft als gevolg dat de uren nauwkeuriger worden geregistreerd en ik sneller een timesheet ontvang.  

Interne ambassadeurs

Daarnaast merk ik dat de medewerkers van VB&C enthousiast over Yoobi zijn. Met als gevolg dat ze tips onderling delen en hulpvragen van collega’s beantwoorden. Het vastleggen van gewerkte uren is in 30 seconden geregeld, dat speelt ook mee.

Er lekken minder kosten weg

Er worden meer kosten ingeboekt. Soms werden bijkomende projectkosten zoals reis-, repro- en verzendkosten niet geregistreerd. Door meerdere activiteiten aan te maken, worden dergelijke kosten minder snel vergeten. Het werken met Yoobi gaat steeds handiger en voor mijn gevoel lekken er nu minder kosten weg. 

Verlof

Het is met de komst van Yoobi voor medewerkers verplicht geworden om verlof aan te vragen. Afwezigheid zag ik voorheen pas later terug in de urenstaat, maar nu moeten medewerkers verlof opnemen om de timesheet compleet te vullen. Dit geeft de organisatie meer inzicht in de beschikbaarheid van medewerkers en dit komt de planning ten goede. 

De voordelen van Yoobi voor VB&C

• Efficiëntie. Voorheen maakten we een factuur die we afdrukten, inscanden en verstuurden. Nu maak je eenvoudig een mooie factuur op die je online verzendt. Inclusief bijlage, van inkoop bon tot projectverslag.
• Wij bepalen op klantniveau hoe we omgaan met het online accorderen en het fiatteren van uren. Praktisch, want iedere klant heeft andere wensen en afspraken als het gaat om het goedkeuren en paraferen van weekstaten.
• Ik heb meer inzicht in projecten, doordat ik van dag tot dag kan bekijken waar we staan. Dankzij de budgetbewaking ontvang ik een e-mail als 75% van het budget is bereikt en kan ik vroegtijdig ingrijpen.
• Meer kastruimte op kantoor, want alles is digitaal.
• Iedereen kan vanuit huis inloggen om taken af te maken.

“Yoobi dekt voor ons de complete lading. We beschikken over een flexibel en betrouwbaar systeem. Ik kan vragen over het rendement van onze projecten beantwoorden, het oogt goed en is gebruiksvriendelijk”.