Klantcase QDelft

QDelft maakt sinds 1996 maatwerksoftware voor sectoren zoals (semi-)overheid, zorg, onderwijs, transport en logistiek. Enkele recente projecten zijn de herbouw van het inschrijfsysteem voor het gehele hoger onderwijs (Studielink), het Landelijk Implantatenregister en de bouw van Verkiezingsuitslagen.nl.

In 2014 kwam de groei van QDelft in een stroomversnelling. De toename van medewerkers en projecten zorgde ervoor dat het zelf ontwikkelde systeem voor de projectadministratie niet altijd meer toereikend was. Daarnaast legden de ontwikkelaars hun focus op projecten voor klanten en werd het systeem niet langer doorontwikkeld.
In 2017 is Maurice Hofman aangetrokken als financieel expert. Vanuit zijn opgedane ervaring bij accountantskantoren ontstond bij hem de wens verdere professionalisering door te voeren binnen de projectadministratie van QDelft.
‍

‍
Vanuit het MT en mijzelf was er de wens alles onder te brengen in één systeem. Vervolgens zijn we in april 2017 van start gegaan met de zoektocht naar een ERP-oplossing en uiteindelijk hebben we gekozen voor een systeem op basis van MS Dynamics. Het implementeren en inrichten heeft veel voeten in aarde gehad. Toen we eenmaal live zijn gegaan bleek de gebruiksvriendelijkheid en het genereren van juiste en volledige informatie te wensen over te laten. De verwachte tijd en kosten die we erin zouden moeten steken om het systeem voor QDelft van toegevoegde waarde te laten zijn, woog niet op tegen het verwachte resultaat. Dit heeft ertoe geleid dat we op een bepaald punt hebben besloten uit te kijken naar een ander pakket.  

‍Selectieproces

‍In die zoektocht keken we niet langer naar één complete oplossing, maar hebben we ons gericht op gespecialiseerde pakketten die het beste zijn op hun gebied. Zo wilden we de interne stakeholders bedienen met software die het beste aansluit op de individuele wensen en eisen.

Bij de selectie hebben we verschillende pakketten beoordeeld, met elkaar vergeleken en laten testen door onze eigen softwaretesters.

Tijdens dit proces vielen diverse pakketten een-voor-een af. De voornaamste reden om voor Yoobi te kiezen was de sterke functionaliteit van onder andere de urenregistratie en de mogelijkheid om per project de inrichting te kunnen bepalen.

‍Ingebruikname

‍De inrichting en implementatie verliep soepel en is ons goed bevallen. Het gemak waarmee het systeem door de gehele organisatie in gebruik werd genomen en geaccepteerd stemde de gebruikers en mijzelf positief.

De belangrijkste stakeholders binnen QDelft voor het gebruik van Yoobi zijn de projectleiders. Zij werken veel met Yoobi en steunen in hun dagelijkse werkzaamheden op de informatie welke hen wordt geboden. Yoobi voorziet hier uitstekend in op een intuïtieve manier.

‍Urenregistratie

‍Ons oude systeem was zo ingericht dat iedereen zijn urenregistratie ingevuld moest hebben voor zondagavond. Had je dat niet gedaan, dan werden de uren in mindering gebracht op je verlofsaldo. Deze maatregel is niet meer nodig. Door het gebruiksgemak is het tijdig registreren van de uren geen belasting meer. Daarnaast maken we gebruik van de notificatiefunctie in Yoobi.

‍Verlof

‍In ons oude pakket was er geen onderscheid in verloftypes en de vervaltermijnen van de diverse soorten vakantieuren. Dat is nu wel inzichtelijk, zowel voor de medewerkers, projectleiders en HRM. Bovendien is de mogelijkheid aanwezig om de opbouw van verlofsaldo  vooruit te bekijken tot het einde van het jaar.  

‍Facturatie

‍Op de laatste dag van de maand is het zaak dat we alle urenregistraties op tijd binnen hebben, zodat de facturatie kan worden gestart. Voorheen werd iedereen apart gevraagd hun registraties in te leveren. Nu zijn de projectleiders in staat de de urenregistraties direct in te zien en de volledigheid en juistheid te controleren. Dit heeft er toe geleid dat we sneller kunnen factureren en onze cashflowpositie hebben kunnen verbeteren. Daarnaast hebben we het opmerkingenveld in de urenregistratie verplicht gemaakt voor een aantal projecten. Hiermee vergroten we het inzicht voor onze klanten van de onderbouwing van de werkzaamheden.

‍Projectmanagement

‍Op dit moment werken we met ca. 40 actieve projecten. Dit zijn vaste prijs projecten, projecten op nacalculatiebasis en enkele losse producten. Het werk voor ons prettig om een hoofdproject op te splitsen in deelprojecten, zodat er verschillende manieren van doorbelasting naast elkaar kunnen bestaan, binnen één project.

De meerwaarde van Yoobi

• De efficiëntie van Yoobi is voor ons het meest belangrijk. Als de software eenmaal is ingericht heb je er geen omkijken meer naar.
• Het factureren gaat heel snel en gemakkelijk. Voorheen nam het proces van het accorderen van uren tot het opmaken en verzenden van facturen twee weken in beslag. Nu is dat een halve dag per maand. Mede door het feit dat de facturatie per order in één keer kan worden ingericht gedurende de looptijd van een project.
• We hebben meer grip op de voortgang en budgetten van projecten, onder andere door het gebruik van notificaties.

Als we ondersteuning willen van het Yoobi Support Team maken we een supportmelding aan in Yoobi met onze vraag of wens. Onze ervaring is goed en we zijn content met de snelle antwoorden en het e-mailverkeer is altijd constructief.

Waar Yoobi zich kan ontwikkelen is op het gebied van rapporten. Er zijn diverse rapporten voor gedefinieerd die voorzien in het dagelijks gebruik. Echter het genereren van rapporten waarmee diepere inzicht wordt verkregen door het combineren van diverse variabelen is niet altijd vanzelfsprekend. Yoobi zou hier meer vrijheden voor de klant in kunnen creëren. Daarnaast zou een wisselwerking met het financiële pakket prettig zijn om de directe inkoopkosten (anders dan uren) slechts eenmaal te registreren en zo een zuiver beeld van het projectresultaat te krijgen.

QDelft is zeer blij de overstap te hebben gemaakt naar Yoobi en heeft daarmee ruimte en rust gecreëerd om te doen wat we het liefst doen: het samen werken aan maatwerksoftware die werkt!

__

Disclaimer: Qdelft is overgenomen door Netcompany.