Klantcase iAutomation

Drie ondernemers richtten in 2017 iAUTOMATION op. De IT-dienstverlening groeit snel en aan het eind van hun eerste jaar hebben ze meerdere projecten lopen en drie medewerkers in dienst. De administratie voerden zij in MS Excel, maar al snel moest het anders en beter.

Joep van Heumen is een van de drie oprichters en als Lead Technical Consultant verantwoordelijk voor de IT en Finance-tak van iAUTOMATION. “Om de gewerkte uren bij te houden en factureren hebben we destijds gekozen voor een eenvoudig pakket voor urenregistratie. Dit was prijstechnisch een aantrekkelijk pakket. Het volstond voor de detachering van onze medewerkers, maar zodra we naast uren ook vaste prijs projecten of meerwerk wilden doorbelasten, moesten we wederom uitwijken naar Excel. 

Kortom, wij misten een groot aantal functionaliteiten zoals:

• CRM
• Facturatie
• Agendabeheer
• Offertes aanmaken
• Planning
• Koppeling met boekhoudpakket (Visma E accounting)
• Extern (digitaal) accorderen van uren door de opdrachtgever
• Onkostenregistratie
• Vrije velden

Daarnaast werden onze vragen onvoldoende beantwoord. Kortom, tijd om op zoek te gaan naar een oplossing die wel voldeed aan deze wensen.

Een van mijn compagnons sprak met iemand die al werkte met Yoobi en hij adviseerde ons contact op te nemen om te kijken wat er mogelijk was. Al snel gingen we aan de slag met een demo-account en beschikten we over de functionaliteiten die we zo hard nodig hadden. Tijdens het testen hebben we alles goed tegen elkaar afgewogen, omdat we ook de keuze hadden alle functies los aan te schaffen, bij verschillende leveranciers. Maar uiteindelijk viel de keuze op Yoobi, omdat we nu één complete oplossing hebben. Waarbij er gegevens centraal opgeslagen staan en uitgewisseld worden tussen de verschillende modules.

Facturatie
Voorheen moest ik nagaan welke projecten er actief waren om facturen uit het systeem te halen. Nu denkt Yoobi daaraan en kan ik met de knop ‘genereer factuurvoorstellen’ alle lopende projecten in één handeling doorbelasten. Facturen onderbouw ik automatisch met geaccordeerde timesheets.

CRM
Als ik een afspraak met een klant heb gehad werk ik het CRM eenvoudig bij met afspraken en vervolgtaken, of ik sla vanuit MS Outlook e-mails op. Wij koppelen met Google Drive om bestanden uit de Cloud toe te voegen aan een klant. 

Binnen onze organisatie hebben wij 3 directeuren. Als een van ons contact met een klant heeft gehad, slaan we de gemaakte afspraken op in het CRM. Als ik daarna een project met bijbehorende tarieven aan moet maken kan ik deze info op ieder moment uit Yoobi halen.

Voordelen van Yoobi
We zijn geen grote organisatie en hebben geen HR-afdeling of binnendienst. Maar door met Yoobi te werken besteden we minder uren aan de administratie en kunnen we meer declarabele uren maken. Dus het werken met Yoobi betaalt zich uit.

De krachtige koppeling met Nmbrs helpt ons tijd te besparen. Met 1 druk op de knop sturen wij facturen de boekhouding in. Geen export meer naar Excel en we hoeven niet langer gegevens te kopiëren. Minder kans op fouten. 

Onze ervaring met het Yoobi supportteam is goed. Als ik een vraag stel krijg ik vaak binnen 1 dag een reactie. Ook als er niet direct een antwoord is, krijg ik een terugkoppeling over de opvolging. Prettig om te weten waar ik aan toe ben.  

Het werken met Yoobi betaalt zich terug. Wij beschikken over een centrale plek voor finance, sales en projectadministratie.