Klantcase Hellemans Consultancy

Hellemans Consultancy begeleidt energievraagstukken voor opdrachtgevers op strategisch, financieel, technisch en administratief gebied. Zij zijn een onafhankelijke speler en groot geworden op het gebied van inkoop van energie en adviseren over inkoop-strategieën, maar inmiddels uitgegroeid tot energiemanager in de breedste zin van het woord. Johan van Diemeren is werkzaam als Support Consultant bij Hellemans Consultancy. Zij maken sinds het begin van 2018 gebruik van Yoobi en hebben gekozen voor de modules urenregistratie en crm.

‍Wat gaf bij jullie aanleiding om op zoek te gaan naar software?

‍Dat waren verschillende dingen. We zijn inmiddels ruim 20 jaar actief en vanaf het begin is er goede interne communicatie. Iedereen was van elkaar op de hoogte wat hij of zij deed, waar dat gebeurde en met wie. Door de jaren heen zijn we flink gegroeid. Onlangs zijn we onderdeel geworden van Unica waardoor we nu onder de vlag van Unica Energy Solutions met ruim 60 collega’s werkzaam zijn. Dan moet je dingen op een andere manier gaan vastleggen. Ook vanwege het verloop van personeel. We wilden in één oogopslag kunnen zien wat er bij iemand op zijn of haar bordje lag, om het te werk te kunnen verdelen over nieuwe medewerkers. Om dat te ondervangen hebben we voor CRM gekozen. Daarnaast draait het bij ons om consultancy, oftewel uren. Waar worden de uren aan besteed? Zijn het interne projecten of werkzaamheden voor klanten? Het is voor ons van belang om te signaleren waar we (eventueel) tijd verliezen. Vanwege het feit dat urenregistratie een module is binnen Yoobi zijn we van start gegaan met urenregistratie van Yoobi om te voorkomen dat onze collega’s gebruik moeten maken van veel verschillende systemen voor de administratie van onze dagelijkse werkzaamheden.

‍In hoeverre werk jij met Yoobi?

Bij de ingebruikname van Yoobi heb ik een aanjagende functie en richt ik me op de mogelijkheden en toepassingen van de software. Het management van Hellemans Consultancy wil inzicht en Yoobi moet daarvoor zorgen. Daarom bestaan mijn werkzaamheden voor een deel uit het verhogen van de adoptie van Yoobi.

Hoe zorg je ervoor dat iedereen met Yoobi aan de slag gaat?

‍Dat doen we op verschillende manieren. Om te beginnen is het zo dat onze medewerkers over uiteenlopende disciplines beschikken en afkomstig zijn van verschillende bedrijven. Ze nemen daardoor andere ervaringen mee. Onze consultants zijn begonnen met het gebruik van Yoobi en die groep breiden we langzaam uit. Veel consultants zijn gewend hun uren te registreren. Als we merken dat een medewerker zijn/haar uren niet (juist) registreert in Yoobi gaan we vroegtijdig het gesprek aan om de oorzaak hiervan te vinden.Iedereen weet dat we dit gaan doen en je kunt er niet omheen. Wij willen dit als organisatie graag doorzetten, maar niet keihard opleggen. Daarom maken wij het bespreekbaar. Degene met weerstand zal denken; dit brengt me niks, het is een administratieve last. Waar een andere consultant zal aangeven dat deze werkwijze je op de lange termijn meer gaat brengen. Het komt beter over als je dit van een gelijkwaardige collega hoort. Zeker in de opstartfase hebben we collega’s die voorstaander zijn van het gebruik van Yoobi in gesprek gebracht met collega’s waarbij weerstand was. Zo’n gespreksvorm tussen gelijkwaardige collega’s levert vaak veel op.

‍Eenduidige werkwijze in urenregistratie

‍Yoobi is voor iedereen nieuw, daarom willen we graag dat het goed en regelmatig gebruikt wordt. Inmiddels registreert iedereen zijn uren en draait het management rapporten om inzicht te krijgen in die uren. Vooral de manier waarop uren worden geschreven is voor ons interessant. Er bleek namelijk een interpretatieverschil te zijn, waardoor gewerkte uren op verschillende manieren werden geregistreerd. Het inzicht wat Yoobi ons gaf in de urenregistratie en de manier waarop onze medewerkers uren schrijven heeft ons doen beslissen te snijden in het aantal projecten en activiteiten waarop collega’s uren op konden registreren. We hebben overbodige posten geschrapt en kiezen er bewust voor om het simpel te houden en zo verschillen te voorkomen.

‍Dashboarding met behulp van Power BI

In december zijn we van start gegaan met Power BI. We gebruiken Yoobi als gegevensbron en visualiseren die data met een dashboard in Power BI. Aan het einde van dit kwartaal verwachten we dat het volledig operationeel is.

‍Wat heeft het werken met Yoobi je opgeleverd?

‍Dat we nu een andere kijk op mensen en methodes hebben. We stellen onszelf voortdurend de vraag of we dingen op de juiste manier doen en of we het efficiënt genoeg aanpakken. Daarbij kijken we ook naar de manier waarop we projecten uitvoeren, met welke mensen we dat doen, hoe het staat met de declarabiliteit van medewerkers en welke methode we gebruiken. Dat kan nu, omdat we vanuit 1 systeem exact weten waar we mensen voor inzetten en wat we van ze kunnen verwachten.