Klantcase Getinge Group

De Zweedse organisatie Getinge Group ontwikkelt, fabriceert en levert apparatuur voor de zorg. Men biedt ziekenhuizen en verpleeghuizen oplossingen en producten aan die gebaseerd zijn op de meest geavanceerde technologieën, kwaliteitsstandaarden en wettelijke eisen. Hierbij gaat het om verkoop, installatie, reparatie en onderhoud van medische apparatuur.

Van origine is Getinge Group fabrikant van apparatuur voor de ziekenhuiszorg, verpleeghuizen en thuiszorg. Inmiddels zijn zij ook fabrikant en leverancier van producten ten behoeve van beeldvormende technieken bij operaties. Deze producten en bijbehorende software ontwikkelen en installeren zij zelf. Getinge Group beschikt over een eigen technische dienst met projectleiders en specifiek geschoolde servicetechnici. De uitbreiding van hardware met software heeft er toe geleid dat zij voor sommige projecten de hulp inschakelen van externe technici.

Marco Witkamp, IT Integration Manager bij Getinge Group in Nederland: “Door te werken met inhuurkrachten kunnen wij gespecialiseerde kennis inhuren en zijn wij als organisatie flexibel. Door samen met hen te werken in Yoobi, heb ik als eindverantwoordelijke inzicht in uren en onkosten.

Projectmanagement

Dit was tijdens het eerste project nog niet het geval en dat is een gemis gebleken. Gedurende het project kon ik onvoldoende controleren of we voldoende uren gecalculeerd hadden en na afloop kon ik niet exact herleiden welke onderdelen spaak liepen. Onze projecten worden voor een fixed-price verkocht, dus een exacte voorcalculatie gebaseerd op ervaringscijfers is een vereiste.

Eenvoudige controle 

Ook de controle van externe uren was erg lastig. Soms duurde het langere tijd tot wij de factuur van de inhuurkracht ontvingen, om dan nog na te gaan of de factureerde uren kloppen was voor mij een uitdaging. Dit moest anders, vond ik. Ik heb verschillende systemen bekeken, diverse prijzen beoordeeld en uiteindelijk ben ik bij Yoobi terecht gekomen. Ik wilde geen omslachtige oplossing en ik moest eenvoudig uren kunnen controleren. Dit hebben we gevonden bij Yoobi.

Onze werkwijze

Ik heb 2 licenties voor de interne organisatie. Die gebruiken we voor de accordering van uren en de uitbetaling van uren en onkosten. Daarnaast heb ik 5 licenties voor onze ingehuurde technici. Ik heb projecten en onderdelen aangemaakt in Yoobi en de inhuurkrachten schrijven hun uren en onkosten op deze activiteiten, waarna ik de registraties goedkeur.

Basis voor facturatie

Deze manier van werken geeft niet alleen inzicht in het financiële resultaat per project, maar de rapportage dient ook als basis voor de factuur van de inhuurkrachten. Onze inhuurkrachten maken een factuur op en voegen de urenstaat van Yoobi toe als bewijs. Zij hoeven geen eigen specificatie meer te maken. Voorheen ontstond er wel eens een verschil in de gewerkte en gefactureerde uren, dit is nu niet meer het geval, omdat beide documenten gebaseerd zijn op hetzelfde bronbestand. Het is misschien niet helemaal waar Yoobi voor bedoeld is, maar voor ons werkt dit erg prettig. 

Intern goedkeuren van onkosten

Onlangs zijn we ook gaan werken met de onkostenmodule van Yoobi. Het komt nu niet meer voor dat er onkosten worden gedeclareerd zonder bewijs. Het is eenvoudig om een foto van de bon bij te voegen en ik keur onkosten goed op basis van die foto. Het zou nog praktischer zijn om declaraties projectgebonden te maken, dan kan ik de onkosten op het project wegboeken.

Bijstellen en bijsturen

Yoobi zorgt voor een goede controle op de gewerkte uren. Ik heb op elk moment inzicht in de uren die we besteden aan projecten en ik gebruik die informatie voor nieuwe planningen en projectcalculaties. Ik kan nu achteraf inzien of vooraf bepaalde uren juist ingeschat zijn of dat deze opgehoogd of verminderd moeten worden en kan daarop (toekomstige) projecten tijdig bijsturen. Dit heeft onze organisatie een hoop geld gescheeld.”

Voor meer informatie over de Getinge Group breng je een bezoek aan de website. Wil je meer weten over Yoobi, neem dan contact met onze afdeling sales op, of start met een gratis demo-account.