Klantcase Allyoucanlearn

Ze zijn gestart met Yoobi voor de urenverantwoording en monitoring van de gewerkte uren. Bijkomend voordeel is de signalering op projectvoortgang.

klantcase allyoucanlearn social image

Jos Breas is adviseur bij Proven Partners. In zijn rol ondersteunt hij organisaties en helpt hij hen wendbaar(der) te maken. Voor het programma Allyoucanlearn is hij op zoek gegaan naar een manier om de urenregistratie efficiënter in te richten.

Allyoucanlearn is een publiek-private samenwerking tussen 39 partners. Acht mbo-instellingen, drie hbo-instellingen, zeven bedrijven en zeventien zorginstellingen en andere organisaties werken aan open educatie voor de sector zorg en welzijn.

Het resultaat van deze samenwerking is een open leerplatform, waar cursisten elkaar kunnen vinden, lesinhouden kunnen bespreken en ervaringen kunnen delen. Allyoucanlearn wordt betaald uit subsidie van het Regionaal Investeringsfonds en door bijdrages van partners. Daardoor is het mogelijk om cursussen gratis voor iedereen beschikbaar te stellen.

Aanleiding

Jos Breas: “Om aan te tonen welke werkzaamheden er voor dit programma worden verricht, zijn we van start gegaan met het registreren van uren op Excel sheets. Maar, we kwamen er al snel achter dat het verzamelen van de uren van 39 verschillende partijen met zo’n vier personen per partij een tijdrovende klus was.  

Ik heb gesproken met enkele partners die ervaring hebben met het werken met dergelijke software. Daarna heb ik samen met mijn collega gekeken welke functionaliteiten we nodig hadden en op basis van die wensen hebben we een criterialijst opgesteld. Met die informatie ben ik online gaan zoeken, waarna ik drie tools heb geselecteerd, waaronder Yoobi.

Afwegingen

De drie geselecteerde oplossingen hebben we achtereenvolgend getest. Iedere demo hebben we zo ingericht dat we de toekomstige situatie konden nabootsen.

De goedkoopste tool had minder functionaliteiten, was vrij complex en had geen app, dus die viel al snel af. De tweede tool leek op Yoobi, maar was minder handzaam en onoverzichtelijk. De testgroep gaf de voorkeur aan Yoobi en toen de stuurgroep ook groen licht gaf, zijn we van start gegaan.

Resultaat

Inmiddels registreren 60 personen uren en werken we met 40 verschillende projecten. Ieder kwartaal vragen we alle uren uit en sturen we automatisch een reminder.

De projecten helpen ons de begrootte versus werkelijke uren te monitoren. Om na te gaan hoeveel uur alle partners spenderen aan een project, hebben we een budget ingesteld. Dit maakt het voor ons inzichtelijk hoeveel uur alle partners gerealiseerd hebben en in hoeverre dit afwijkt van de begroting. Dit geeft ons de kans hierop te acteren en tijdig bij te sturen.  

Wij moeten ons verantwoorden aan de subsidietak van de rijksoverheid en rapporteren aan de stuurgroep. De rapportages uit Yoobi dienen hiervoor als onderbouwing.

De basis van Yoobi is voor ons de urenverantwoording en monitoring van de gewerkte uren. Bijkomend voordeel van het gebruik van Yoobi is signalering."

 

  • Gepubliceerd op:
    13-09-2018
  • Gemaakt door:
    Sarah Kocken
  • Bijgewerkt op:
    17-11-2018
  • Tag:
    klantcase
  • Delen:
    Delen