Hoe je thuis je productiviteit kan vergroten!

Door de coronacrisis worden veel bedrijven gedwongen om hun medewerkers thuis te laten werken. Hier is niet iedereen even blij mee, zowel de organisaties als medewerkers die liever op kantoor zitten. Het is natuurlijk even wennen allemaal, maar de wereld laat nu wel zien dat het mogelijk is.

In een onderzoek van OpenUp blijkt dat vooral jongeren het minder prettig vinden om thuis te werken. Waarschijnlijk hebben zij meer behoefte aan contact met hun collega’s. Uit het onderzoek blijkt ook dat thuiswerken beter lijkt te gaan bij mensen met een gezinsleven. Zij hebben namelijk al ritme en structuur door hun kinderen en is het daarom een stuk makkelijker voor hen.

Tools & Tips
 Microsoft Teams

Sinds een paar weken zijn er enorm aantal stijgingen te zien in het gebruik van zakelijke chatdiensten zoals Microsoft Teams. Jared Spataro, hoofd van Microsoft 365 geeft in een interview aan dat vorige week een recordaantal aantal personen de chatdienst gebruikte. Vorige week waren dit zo’n 44 miljoen gebruikers terwijl de week ervoor dit zo’n 20 miljoen gebruikers waren. 

Bij onze organisatie vinden wij het heel prettig om te werken via Microsoft Teams. Op dit moment zijn wij met 16 werknemers en wordt er goed en prettig gecommuniceerd via de chat- en videofunctie van de chatdienst. Een zeer handige optie is dat je tijdens het videobellen je scherm kan delen met één of meerdere collega’s. Het maak het mogelijk om zo mee te kijken en zelfs (mits je toestemming krijgt) de navigatie over te nemen.  

Effectieve communicatie

Wanneer je thuiswerkt is het van belang om effectief te communiceren met jouw collega’s en afdelingen waarmee je samenwerkt. Met Microsoft Teams kan je groepen (Teams) creëren waarin je ingedeeld kan worden.



VPN

Het development team maakt gebruik van een beveiligende verbinding zodat zij op een veilige manier aan de achterkant van Yoobi kunnen werken. Want werken vanuit huis brengt risico’s met zich mee. Toegang tot interne documenten, broncode en andere gegevens moet beveiligd zijn. Veel bedrijven maken gebruik van VPN (Virtual Privaty Network) verbindingen om in te loggen op kantoornetwerken. Zodra je werkt vanaf thuis is het verstandig om je PC up-to-date te houden en gebruik te maken van een virusscanner. Bij Yoobi wordt veel gewerkt via veilige VPN-verbindingen. Het is verplicht voor toegang tot broncode, databases en servers.

Thuiswerktips

Voor iedereen die opeens fulltime thuis moet werken is het even wennen. Vooral als je niet eerder thuisgewerkt hebt. Ook van onze collega’s horen wij dat dit niet altijd even makkelijk is. Daarom wat tips om je productiviteit te behouden: 

• Ritme

Om productief te zijn is het belangrijk om je ritme te behouden. Voor sommigen is dit makkelijker gezegd dan gedaan, maar één van de dingen die hierbij kan helpen is opstaan op hetzelfde tijdstip wanneer je normaal opstaat. Hou hetzelfde ochtendritueel aan of creëer een nieuw ritueel. Douchen, aankleden, ontbijten en begin goed aan je werkdag! 
 

• Planning

Maak een planning en probeer je hier ook aan te houden. Zorg dus dat het een realistische planning is, zodat je je doelen kan behalen. To-do lijstjes kunnen hier goed bij helpen.
 

• Pauzes

Een praatje met collega´s bij de koffieautomaat zit er voorlopig niet in. Daarom is het belangrijk om je pauzes in te plannen! Twee à drie per dag moet voldoende zijn, maar het is wel belangrijk dat je je hieraan houdt. Even weg van je werkplek, loop bijvoorbeeld buiten een rondje en ga daarna weer fris aan de slag!
 

• Toegankelijkheid:

Zorg dat je toegang hebt tot alle programma’s en documenten die je nodig hebt. Documenten kunnen makkelijk gedeeld worden door verschillende clouddiensten zoals Dropbox, Google Drive en OneDrive. Binnen onze organisatie maken we gebruik van OneDrive omdat we werken met het Office365 pakket. Hiermee delen we gemakkelijk onze bestanden via Sharepoint.

Toekomst?
Soms is er een crisis nodig om tot nieuwe inzichten te komen. We weten nu dat thuiswerken werkt. Waarom zouden we dit na de crisis niet massaal blijven doen? Als we ons houden aan de spelregels kan het prima hebben we nu bewezen. Mensen zijn het nu gewend en een paar dagen thuiswerken zorgt alleen maar voor een betere werk-privé-balans en is ten slot ook nog beter voor het milieu!