Haal meer uit je urenregistratie

Ondanks dat urenregistratie voor zakelijke dienstverleners een essentieel onderdeel is, is de manier waarop organisaties hier mee om gaan nauwelijks veranderd de afgelopen jaren. Dit artikel geeft aan waar organisaties omzet laten liggen en waar winst te behalen is. 

Een recente studie door TIQ en de London Business School laat zien hoe medewerkers om gaan met urenregistratie. Het onderzoek geeft inzicht in de pijnpunten van urenregistratie en waar organisaties omzet laten liggen. Wij delen in dit artikel de belangrijkste bevindingen van het onderzoek en geven aan waar voordelen te behalen zijn.

Hoe gaan medewerkers om met urenregistratie?
Urenregistratie wordt meestal uitgesteld tot het allerlaatste moment en mensen vertrouwen op hun geheugen, notities en e-mails, om erachter te komen hoeveel uur ze hebben gewerkt aan een project.

  • 40% van de respondenten geeft aan 1 of 2 keer per week hun uren te registreren
  • 22% van de respondenten geeft aan dat 1 of 2 keer per maand te doen

Hoe secuur is de urenregistratie?
Om na te gaan hoe nauwkeurig medewerkers zijn in hun urenregistratie, hebben de onderzoekers uitgevraagd hoeveel procent van de gewerkte uren de medewerkers registreren. Hiermee hebben de onderzoekers geprobeerd in beeld te brengen hoeveel declarabele uren niet worden doorbelast.

  • 22% van de respondenten geeft aan dat ze minder dan 70% van de tijd die ze besteden aan klanten registreren
  • Hieruit kun je opmaken dat meer dan 30% van de factureerbare tijd niet doorbelast word
  • Gemiddeld wordt 15% van de uren niet gefactureerd

Ondanks dat urenregistratie voor zakelijke dienstverleners een essentieel onderdeel is, is de manier waarop organisaties hier mee om gaan nauwelijks veranderd de afgelopen jaren. Veel organisaties werken met verouderde software en processen die geen ondersteuning bieden aan de behoeften van de medewerkers.

Welke eisen stellen organisaties aan software?
Uit de interviews die de onderzoekers hebben afgenomen, blijkt dat de eisen die verschillende soorten organisaties stellen aan de software vergelijkbaar zijn, maar dat de behoeften van interne stakeholders uiteen lopen.

Waar een deel van de gebruikers graag wil werken met een eenvoudig systeem, is het voor de directie en de financiële afdeling juist van belang om over een uitgebreid systeem te beschikken (voor het maken van data-analyses en rapportages).

Er zijn veel eenvoudige oplossingen voor urenregistratie beschikbaar, maar deze systemen bieden geen oplossing voor analyses en rapporten. Daar tegenover staan de zwaargewicht ERP systemen zoals SAP en Microsoft Dynamics. Deze systemen ondersteunen uitgebreide analyses, prognose en rapportages, maar zijn ingewikkeld(er) als het gaat om gegevensinvoer. Ook de kosten voor een software pakket met dergelijke functionaliteiten, liggen hoger dan de kosten voor een eenvoudige urenregistratie-oplossing.

Waar kun je winst behalen voor jouw organisatie?
Om de kwaliteit van de urenregistratie te verbeteren en minder omzet te laten ‘lekken’, kun je op de volgende drie punten winst behalen.

  1. Motiveer medewerkers
    Of verminder de weerstand op urenregistratie. In dit artikel staan vier drijfveren van het oerbrein beschreven en hoe je deze kan inzetten om de urenregistratie regelmatig up-to-date te krijgen. Zonder strijd, maar door onbewuste verleiding.
  2. Registreer regelmatig (en secuur) uren
    Maak er een gewoonte van. In dit artikel geven we aan hoe software kan helpen bij het regelmatig registreren én verwerken van uren. Bijvoorbeeld door het versturen van herinneringen.
  3. Praktische software
    Daarnaast loont het om  een gebruiksvriendelijk systeem in te voeren, wat aansluit op de eisen van de medewerkers.

Onze oplossing 
Kies voor een software die zowel laagdrempelig als uitgebreid is. Met Yoobi beschik je over een complete oplossing voor urenregistratie. De overzichtelijke timesheet en app, maken het invoeren van uren eenvoudig en snel. Onze uitgebreide rapportages geven een actueel inzicht in de data. Meer weten over onze software? Neem contact op met sales of start met een gratis proefaccount en ervaar het zelf.

Ga direct aan de slag
Gratis 41 dagen demo!

 


 

  • Gepubliceerd op:
    13-12-2016
  • Gemaakt door:
    Sarah Kocken
  • Bijgewerkt op:
    08-11-2018
  • Tag:
  • Delen:
    Delen