Fluitend het nieuwe jaar in: Eindejaarstips

De december drukte komt er weer aan! Behalve al die leuke decemberdagen is het ook belangrijk om 2021 goed te beginnen in Yoobi. Daarom hebben we een aantal tips voor je. Ga er rustig voor zitten en bekijk welke handig zijn voor jou. Zo weet je zeker dan je niks vergeet en ga je soepel het nieuwe jaar in! 

Projecten
Werk jij bij je projecten met een periode van een boekjaar? Het is mogelijk om al deze projecten in één keer te dupliceren naar 2021. Projectinstellingen zoals schrijfrechten, tarieven, budgetten en orders worden ook gedupliceerd en toegevoegd aan de nieuwe projecten. We hebben een handig stappenplan voor je gemaakt.
 

Feestdagen doorvoeren
Welke feestdagen zijn er binnen jouw organisatie van toepassing? Yoobi kan deze dagen tonen in de timesheet om te voorkomen dat medewerkers uren schrijven op een (nationale) feestdag. Kies voor een de bulkmutatie 'Nationale feestdagen' om deze feestdagen in één handeling door te voeren voor meerdere medewerkers. 

Verlof toekennen
Wanneer je de verlofmodule van Yoobi gebruikt stel je verlof snel & eenvoudig in. Of het nu gaat om wettelijk, bovenwettelijk of extra verlof. Om het extra makkelijk te maken hebben we 2 korte video's voor je gemaakt. Kortom, bekijk rustig hoe je het precies doet en voer direct daarna de verlofmutaties door indien van toepassing. 

Weekroosters
Het is belangrijk om weekroosters te controleren voor het nieuwe jaar. Indien nodig sluit je de oude contractperiode te en maak je een nieuwe aan voordat je de feestdagen doorvoert. Zo voorkom je dat er uren op feestdagen geboekt kunnen worden. We leggen uit waarom en hoe dit moet op onze support portal. 
 

Controleer verlofsaldi
Hebben de medewerkers hun wettelijke verlofuren opgenomen of ontstaat er een stuwmeer van compensatie-uren of opgespaarde verlofdagen? Open de rapportage ‘verlof saldi’ om hier inzicht in te krijgen en om actie te ondernemen.

Wil je het verlofsaldo van een medewerker wijzigen (bijvoorbeeld omdat je uren hebt uitbetaald) doe dit dan altijd via een verlofmutatie. 

Indexering & Prijsverhoging
Het is belangrijk om te checken of je tarieven nog kloppen. Hier vind je meer informatie over tarieven en de plekken waar je ze aan kunt passen.  

Voer een prijsverhoging (percentage) door voor bestaande abonnementen en producten. Je dupliceert het huidige abonnement en voert hierbij direct een prijswijziging door. Het huidige abonnement wordt hierbij gesloten.

Waar moet je op letten bij het factureren?

Wanneer je factureert met Yoobi is het belangrijk om een aantal dingen extra te controleren.

Factuur masker aanpassen
Yoobi genereert automatisch een ordercode en factuurnummer. Deze reeks maakt Yoobi aan op basis van een ‘masker’. Veel van onze klanten kiezen in dit masker voor een jaartal, gevolgd door het factuurnummer. Als jouw organisatie dit ook doet, vergeet dan niet je masker te wijzigen in 2020. We leggen je op onze support pagina uit hoe je factuurnummering masker in Yoobi wijzigt.

Facturen versturen rond/na de jaarwisseling
Als je in het nieuwe jaar nog facturen wilt versturen vanuit het voorgaande jaar moet je op 3 dingen letten:

• De factuurdatum
• De factuurnummering
• De beginwaarde van het factuurnummer

Checklist voor facturatie
Met deze checklist weet je zeker dat je 2021 goed begint.

• Controleer het masker voor factuur- en ordernummering
• Controleer de btw-percentages (via Beheer > Systeemvoorkeuren > Financieel)
• Controleer je kostenplaatsen en kostendragers voor 2019 (via Beheer > Instellingen > Financieel boekhouding)
• Controleer de tarieven Maak een nieuw boekjaar aan in je boekhoudpakket

Mocht je nog vragen hebben? Veel antwoorden zijn te vinden op onze help pagina. staat het hier niet bij? Onze support toppers staan uiteraard voor je klaar. Dien je support vraag eenvoudig in via de helpknop in Yoobi.