De 9 grootste fouten op het gebied van facturatie. Wat jij hier van kunt leren.

Waar lopen onze klanten tegen aan en wat zijn de meest gemaakte fouten? Wij delen ze (in willekeurige volgorde). 

 


De facturatie module is een van de meest uitgebreide modules van Yoobi. Onze klanten geven aan dat de inrichting tijd kost, maar dat de module vervolgens zeer efficiënt werkt en tijd bespaart.

Waarom ervaren onze klanten dit zo?
In de meeste gevallen maakten klanten handmatig facturen aan in MS Excel of MS Word. Het is daarbij niet nodig om een specifiek proces te volgen en je kunt op ieder moment aanpassingen doen.

In Yoobi werkt het anders. Je volgt een aantal stappen, zodat Yoobi een factuurvoorstel kan opmaken. Vervolgens ga je de factuur fiatteren en verzenden. Het is een andere werkwijze, maar wel een die onze klanten efficiënter laat werken en waarbij Yoobi automatisch gegevens voor je administreert. Waar lopen onze klanten tegen aan en wat zijn de meest gemaakte fouten? Wij delen ze (in willekeurige volgorde).

Fout 1: Handmatig facturen aanpassen

Yoobi baseert een factuur op een order. Alle afspraken over de facturatie van een project, worden vastgelegd in de bijbehorende order en order-items. Als de factuur niet de juiste gegevens bevat, pas je de order aan, niet de factuur. Door de order aan te passen voorkom je, dat je bij de volgende facturatieronde weer dezelfde aanpassingen moet doen.

Fout 2: Uren aanpassen op een factuur

We zien het vaak gebeuren; bij een factuur op regie-basis in de factuurregel handmatig het ‘aantal uur’ aanpassen. Dit is toegestaan, maar het wijzigen van uren is nooit gerelateerd aan de uren in de timesheet. Wees je er van bewust dat er door deze aanpassing een verschil ontstaat, tussen de factuur en de timesheet.

Fout 3: De tenaamstelling van de factuur niet controleren

Als een factuur is verzonden kun je de factuur niet meer aanpassen. Met veel extra handelingen is het mogelijk de tenaamstelling te corrigeren. 

Dit voorkom je eenvoudig door de tenaamstelling te controleren voor verzending. Via Financieel > Orders > open de order > Factuur instellingen.
 

 
Fout 4: Timesheets aanpassen na accordering en facturatie

Als je uren hebt gefactureerd is het niet verstandig om die uren in de timesheet aan te passen. Zo ontstaat er een verschil. De enige manier om dat verschil te verhelpen is door een correctie-factuur te verzenden.

Fout 5: Uren uitstellen

Het is bij een factuur op regie-basis altijd toegestaan om uren in een factuurregel handmatig uit te stellen. Deze functionaliteit is erg handig, maar de uitgestelde uren moeten uiteindelijk wel gefactureerd worden. Voorkom onduidelijke situaties door telkens dezelfde uren uit te stellen.

Fout 6: Facturen niet op ‘BTW verlegd’ zetten

In bepaalde gevallen kan een klant een btw-verlegd factuur verlangen. Dit komt vaak voor bij relaties in het buitenland. Als een klant –onterecht- een factuur met BTW ontvangt, kan je dat verhelpen door een correctiefactuur op te stellen. Maar soms gebeurt dat pas veel later en heb je hier ‘last’ van bij de BTW aangifte(s).

Om BTW verlegd in te stellen open je de order. Klik op het potloodje bij de orderitem regels > zet BTW verlegd op aan.
 

 
Fout 7: Projecten niet factureren

Als een project niet is opgenomen in een order word het niet doorbelast. Controleer regelmatig of alle projecten zijn opgenomen in een order, via het project overzicht. Dit voorkomt dat je projecten niet factureert.

Ga naar Projectmanagement >  projecten en controleer of de kolom ordernummer is gevuld. Elk nummer correspondeert met een orderitem.
 

 
Fout 8: Geen gebruik maken van herinneringen

Als je niet duidelijk communiceert wat de uiterste betaaltermijn van een factuur is, en je laat het na om de ontvanger hier aan te herinneren, sta je minder sterk als je de vordering uit handen moet geven.

Fout 9: Niet afletteren

Als je geen koppeling hebt met je bank of boekhoudpakket, zul je betalingen handmatig moeten verwerken. Doe je dit niet, dan gaat het overzicht op openstaande debiteuren verloren en kan Yoobi je geen actuele betaalstatus meer tonen.

Conclusie

De grootste fout en daarmee ook de belangrijkste tip: laat Yoobi je helpen bij de facturatie, door het proces stap-voor-stap te volgen. Zorg er voor dat de brongegevens (uit de timesheet en order) volledig zijn ingevuld, zodat Yoobi de juiste factuurvoorstellen genereert. Verleg je aandacht van de factuur naar de order, om daar (indien nodig) aanpassingen door te voeren. Zo ervaar je de meeste voordelen van het systeem.

Drie extra tips om fouten te voorkomen:

  • Sluit orders en projecten die zijn afgerond. Dit geeft je een beter overzicht van actuele projecten en draagt bij aan een goede administratie
  • Controleer de Api logs. Hier zie je of er fouten zijn opgetreden bij de aanlevering van gegevens bij je boekhoudsysteem (als je werkt met een koppeling). Foutmeldingen kunnen er voor zorgen dat factuurinformatie ontbreekt in je boekhouding. (Dit controleer je via Beheer > Api logs)
  • Vergelijk omzetcijfers uit Yoobi met je boekhoudpakket. Draai periodiek omzetcijfers uit Yoobi en vergelijk dit met je boekhoudpakket. Je bent volledig "in control" als je weet waar de cijfers vandaan komen.

Ook aan de slag met online facturatie?

Onze consultants begeleiden alle klanten die starten met de facturatie module. Ze denken met je mee over de inrichting en adviseren je bij vraagstukken. Dit hebben zij in het verleden ook gedaan op het gebied van periodieke facturen, intercompany facturatie als je kiest voor CRM of wil koppelen met de boekhouding. Zo zorgen we gezamenlijk voor een solide basis, om verder uit te bouwen.

Ga direct aan de slag
Gratis 41 dagen demo!
  • Gepubliceerd op:
    21-04-2017
  • Gemaakt door:
    Sarah Kocken
  • Bijgewerkt op:
    19-04-2019
  • Tag:
  • Delen:
    Delen

Meer informatie?