Controle over kosten


Om een project tot een goed einde te brengen, moeten projectmanagers over de juiste informatie beschikken. Snel bijsturen kan alleen als je op de hoogte bent van de laatste stand van zaken. Maar hoe doe je dat? En hoe voorkom je dat je onnodig veel tijd spendeert naar het zoeken van de juiste informatie? Dit zijn onze tips bij het plannen, besturen en beheersen van projecten.

Er verschijnen vier blogs over dit onderwerp, in elke blog komt een ander aspect aan bod. In deze blog gaan we in op het managen van ‘geld’.

Controle over kosten

Hoe zorg je er als projectmanager voor dat de totale kosten van een project binnen begroting blijven? Om hier grip te krijgen en houden, heb je inzicht nodig in de verschillende kostenposten.

Uurtarief

Een groot deel van de projectkosten bestaat uit arbeidskosten. Daarmee is het aantal uur wat je nodig denkt te hebben een van de grootste kostenposten. In de vorige blog beschreven we hoe je een realistische urenschatting maakt. Op basis van die uren maak je een calculatie met de tarieven van het projectteam.

Yoobi maakt op verschillende manieren gebruik van tarieven. Je voert een basistarief in bij klanten en medewerkers en als het nodig is, wijk je hier eenvoudig van af, door een uitzondering te maken per project of activiteit.

Tip: stel een speciaal tarief in voor je project. Hoe je dat doet, laten we in deze video zien.

Per project heb je de mogelijkheid om een periode gebonden tarief door te voeren. Dit kun je vervolgens verbijzonderen naar project-activiteit, declaratie-types, functiegroepen en individuele medewerkers.

Kostenraming

Om geraamde kosten te monitoren, ga je (tijdens de uitvoering van het project) na of je oorspronkelijke inschattingen nog kloppen. Zijn er taken die uitlopen of meer tijd kosten dan je vooraf had geschat. Kortom; is het nodig om je kostenraming bij te stellen?

Tip: Voeg de kolom ‘realisatie’ toe aan het projectenoverzicht, je ziet in 1 oogopslag hoeveel budget er nog beschikbaar is.

Zie je de kolom 'realisatie' niet? Je past de inhoud en volgorde van de kolommen aan, door op de sleutel te klikken.
 

Notificaties

Yoobi kan de monitoring van de kosten van je overnemen, als je budgetten toekent. Bijvoorbeeld door budgetten aan teamleden toe te kennen voor bepaalde taken. Je ontvangt een melding van Yoobi zodra er een overschrijding dreigt. Je stelt zelf in wanneer je een melding ontvangt, via Project > Budget > percentage notificatie. Of bekijk de video

 

Budgettering

Jij bepaalt of je budgetteert op uren, aanneemsom of per activiteit. Hoe je dat instelt, laten we in deze video zien. Jouw projectmedewerkers blijven op de hoogte van het verbruikte budget, door in de timesheet te klikken op ‘toon budget’ (bij de projectnaam).

Afbeelding timesheet

Tip: Je maakt eenvoudig een uitzondering op je budget, per activiteit.
Hoe je dat doet, zie je in deze video.

Financiële rapportages

Om terug te kijken op de verschillende financiële onderdelen van een project, gebruik je een rapportage uit Yoobi. Onder het kopje ‘budget’ staan de rapportages die je hier bij helpen, bijvoorbeeld het rapport "Project budget vs. realisatie in bedragen”. De filters van de rapportage pas je eenvoudig aan. Zo creëer je een overzicht van de belangrijkste informatie voor jouw projecten. Bewaar je rapportage, door de snelkoppeling op te slaan in je dashboard. Telkens als je de snelkoppeling gebruikt, haalt Yoobi de laatste gegevens op, je ziet dus altijd een actuele stand van zaken.

 

 

Conclusie

Deze tips helpen je om meer grip te houden op de financiën van je project. Maar er zijn ook andere (eenvoudige) mogelijkheden, die jou helpen je projecten tot een goed resultaat te brengen. Neem contact met ons op en leg je verzoek aan ons voor, we denken graag met je mee. Onze consultants hebben jarenlange ervaring en weten exact welke instellingen jouw organisatie nodig heeft om je doelen op tijd te behalen.

Ga direct aan de slag
Gratis 41 dagen demo!