Lees hoe Boekzo met Yoobi werkt

Klanthistorie
Accountantskantoor BoekZo richt zich sinds 2010 op accountancydiensten, bedrijfskundige- en fiscale advisering. Met een team van 25 collega’s verzorgen zij jaarrekeningen, belastingaangiften en loonadministraties. Het is een digitaal georiënteerd bedrijf dat de persoonlijke relatie en de belangen van haar klanten voorop stelt.

De oprichters, Rob Kroese en Stefan van Berlo, hebben een achtergrond in de accountancy en fiscale advisering. Zij hebben werkervaring opgedaan bij grote en middelgrote accountantsorganisaties. Deze kennis hebben zij samengebracht bij de oprichting van BoekZo.

Situatie
Inmiddels heeft BoekZo (samen met haar zusterbedrijf) ruim 6000 klanten. De dienstverlening die BoekZo aan hun klanten levert is zeer divers en wordt op verschillende manieren doorbelast. Regiefacturen (facturen op basis van geboekte uren tegen een uurtarief), fixed-price facturen (een opdracht voor een vaste prijs) en abonnementsfacturen (waarbij maandelijks een vast bedrag wordt gefactureerd in een bepaalde periode).

De regiefacturen worden achteraf verstuurd, abonnementsfacturen  versturen zij maandelijks en de fixed-price facturen worden een maal per jaar verstuurd. De gegevens waar deze facturen op worden gebaseerd zijn ingevoerd in Yoobi en alle medewerkers  van BoekZo registreren hun werkzaamheden met deze online software. Zo weet BoekZo hoeveel uur er exact gewerkt is aan een fixed-price project en zijn ze in staat een vergelijking te maken.

Het opmaken en versturen van de verschillende facturen neemt veel tijd in beslag. Dat willen ze graag versnellen. Ook wil Boekzo dit proces graag standaardiseren, om zo vervanging (bij ziekte) te vereenvoudigen.

BoekZo heeft contact met ons (e-dynamics B.V.) opgenomen, met de vraag of wij (als ontwikkelaar van Yoobi) kunnen helpen dit proces te versoepelen.

Oplossing
Om dit probleem te ondervangen heeft e-dynamics B.V. een drietal  maatwerk oplossingen in Yoobi doorgevoerd:

1. Er is een oplossing gerealiseerd met een application programming interface (API). Met behulp van deze API kan er vanuit de bestaande CRM software van BoekZo eenvoudig  data over klanten, orders en prijsafspraken in Yoobi worden ingevoerd.
2. Tegelijkertijd is er in Yoobi een nieuwe bulkmutatie ontwikkeld om met 1 handeling duizenden facturen aan te maken, te fiatteren en te verzenden.
3. Boekingen worden voorafgaand aan de facturatie al gecontroleerd door de afdelingsmanager. Zo zijn er meerdere mensen in de gelegenheid  het facturatieproces te bedienen. En bij ziekte is er vervanging beschikbaar.

De rol van Yoobi
De consultants van Yoobi hebben samen met de IT beheerders van BoekZo het facturatie proces geanalyseerd een aantal passende API functionaliteiten ontwikkeld.

Voordelen voor BoekZo
Door de bestaande importmodule te behouden en de API uit te breiden is er een unieke combinatie tot stand gekomen, die er voor zorgt dat dit het facturatieproces versneld wordt.

Het is met deze werkwijze voor BoekZo niet meer nodig om met Excel te werken en de verschillende vormen van dienstverlening worden op een gestructureerde manier doorbelast. Medewerkers leggen eenvoudig hun werkzaamheden vast in Yoobi en er zijn meerdere mensen op de hoogte van dit proces. Minder risico en meer grip op het proces.  

Meer weten over maatwerk? 
Bel ons voor het maken van een afspraak. Wij komen graag langs om mee te denken. Wij zijn bereikbaar op telefoonnummer 0181-697670, of per mail via sales@yoobi.nl.