13 antwoorden op vragen van Yoobi beheerders 

Op 25 mei organiseerden wij het webinar ‘handige tips voor Yoobi beheerders’. Met 130 inschrijvingen en een grote opkomst kijken we terug op een succesvol webinar. Tijdens dit webinar was er ook tijd om vragen te stellen. Deze hebben we voor je samengevat in dit blog.  

Bij de licentie informatie staat ‘aantal gebruikers met toegang’. Wat is dit?  
Voor het webinar maakten wij gebruik van onze testomgeving. De licentieregel ‘Aantal gebruikers met toegang’ is een functionaliteit waarmee we aan het testen zijn. Hiermee bekijken we of het in de toekomst mogelijk is om gebruikers toe te voegen die wel toegang nodig hebben tot Yoobi, maar geen uren registreren vanuit hun functie. 

Als ik een medewerker verwijder, ben ik dan gelijk al die gegevens kwijt? 
Als Yoobi beheerder is het alleen mogelijk om een medewerker te deactiveren. Een medewerker verwijderen is niet mogelijk. Zo raak je nooit gegevens kwijt van, bijvoorbeeld, geregistreerde uren of verlofaanvragen. Alleen onze eigen supportmedewerkers hebben de mogelijkheid om, indien nodig, een gebruiker te verwijderen. Zodra je als beheerder een medewerker deactiveert, dan zie je in je licentieoverzicht dat er nog gebruikerslicenties beschikbaar zijn. Dit is geen standaard support. 
 
Ik wil graag meer info over verwijderen medewerker. Medewerker staat wel op inactief maar nog wel bij gebruikers accounts. 
Zodra een medewerker op inactief staat, telt deze niet meer mee als betalende gebruikersaccount. De medewerker wordt echter niet verwijderd. Op deze manier worden de gegevens, bijvoorbeeld geregistreerde uren of verlof, van de betreffende gebruiker bewaard. 

Is het mogelijk om een langdurig zieke medewerker specifiek in te stellen als ziek, zonder dat de medewerker dit zelf hoeft te doen? 
Ja, dit is mogelijk. Als beheerder vul je in de betreffende timesheet een week in als 'ziek'. Vervolgens kopieer je deze weken voor de periode waarop dit van toepassing is. Een week kopiëren doe je door in de timesheet op de 3 bolletjes te klikken en te kiezen voor week kopiëren. 

Hoe stel ik een medewerker (projectleider) zo in dat hij voor zijn project de uren die op zijn project zijn gemaakt mag accorderen?  
In de detailgegevens van een project geef je aan of projecturen door de projectmanager geaccordeerd moeten worden. Koppel via het gegevensblokje 'Projectrollen' of het tabblad 'Projectrollen' in de projectinstellingen, een medewerker in een projectrol met accordeer rechten. Meer informatie vind je hier.  

Hoe stel ik in welke rapportages medewerkers mogen zien? En hoe pas ik dat eventueel aan? 
Rapportages worden op basis van rollen en rechten beschikbaar. Hierdoor is het ook niet mogelijk dit aan te passen. Meer over het instellen van rollen lees je hier.  

Is het mogelijk om in te stellen dat medewerkers een negatief verlofsaldo hebben? 
Ja, dat is mogelijk. Dit stel je in via de verlofregeling. Hier geef je aan dat een negatief verlofsaldo mogelijk is. Ga hiervoor naar beheer > systeemvoorkeuren> verlofregelingen.   

Hoe krijg ik een regel ‘tijd voor tijd’ in de verlofregeling? 
Wanneer je al een actieve verlofregeling hebt, dan is het niet mogelijk om deze aan te passen. Wil je tijd voor tijd toevoegen? Voeg dan het verloftype tijd voor tijd toe aan jouw verlofregeling.  
 
Is het, net zoals met vakantie-uren, mogelijk om een negatief tijd voor tijd saldo te hebben? 
Als er via de verlofinstellingen is ingesteld dat dit is toegestaan, dan is het mogelijk om een negatief tijd voor tijd saldo te hebben. 

Is het mogelijk om tijd voor tijd als vakantie/verlofopname te kiezen?  
Het wordt in het verlofsaldo weergegeven als een verloftype. Wanneer een medewerker verlof aanvraagt, dan kiest hij of zij welk verloftype hiervoor gebruikt wordt. Het is dus mogelijk om tijd voor tijd als vakantie op te nemen.  

Is het mogelijk om tijd voor tijd weg te strepen omdat dit uitbetaald is?  
Ja, dit regel je via een verlofmutatie. Met een verlofmutatie is het mogelijk om een directe aanpassing te doen in het verlofsaldo. Om een verlofmutatie te doen ga je naar Personeel > Verlofmutaties. Klik vervolgens op het plusje om voor een specifieke medewerker een verlofmutatie te doen. Kies voor de optie saldo besteden/uitbetalen. 
 
Meer informatie over verlof? 
Er zijn een aantal vragen gesteld over verlofregelingen. Meer informatie over verlofregelingen vind je ook op onze supportpagina. Naast de informatie op deze pagina is het altijd mogelijk om een afspraak te maken met 1 van onze consultants om je verder te helpen de verlofregelingen voor jouw bedrijf goed in te stellen. 

Hoe maak ik een contract aan? 
Een contract maak je aan via het menu-item: medewerker. Door op het plusje te klikken maak je een nieuwe medewerker aan. Hier zijn een aantal velden om in te vullen waarbij je onder andere contracturen en werkdagen instelt.  

Wij krijgen de laatste tijd wel heel veel mails die niet aankomen. Ook bij bestaande contacten. Wordt daar nog aan gewerkt? 
Dit kan verschillende oorzaken hebben, we hebben nu beter inzicht hierin dan voorheen. Deels kun je via Beheer > E-mails al informatie terugvinden. We vertellen hier meer over in dit blog.  

Benieuwd naar onze andere webinars?  
Iedere 2 weken staat er een webinar op de agenda. De onderwerpen lopen uiteen maar hebben 1 ding gemeen: we geven deze webinars om onze gebruikers nog meer te leren over Yoobi. Zo vergroot je jouw kennis en ga je efficienter met de software werken. Neem dan ook gerust een kijken op onze speciale webinar pagina en schrijf je in!