Nieuwe taak aanmaken


Je kunt vanuit verschillende plekken in Yoobi (via het menu ‘Taken’, in de agenda of door bovenaan de pagina op het icoontje met de twee pijltjes te klikken) een nieuwe taak aanmaken. Yoobi opent een scherm waarin je kunt kiezen om een taak te registreren (deze taak krijgt direct de status afgerond) of een taak te plannen.

De meeste velden spreken voor zich. Hieronder voor een aantal onderwerpen de volgende toelichting:

Taak aan een groep / gebruiker toewijzen

Een gebruiker gaat altijd voor een groep. Is er zowel een groep als een gebruiker gekoppeld, dan is de gebruiker eigenaar van de taak en de gebruiker zal de taak dan ook behandelen.

Alleen een Gebruiker gekoppeld
Deze gebruiker is eigenaar van de taak ziet de taak in het snelkoppeling overzicht ‘Mijn taken’ staan.
Er kunnen meerdere gebruikers gekoppeld worden aan een taak. Al deze gebruikers krijgen de taak te zien in ‘Mijn taken’.

Gebruiker + Groep gekoppeld
De gebruiker is eigenaar van de taak ziet de taak in het snelkoppeling overzicht ‘Mijn taken’ staan.
De medewerkers in de gekoppelde groep zien de taak wel staan bij het snelkoppeling overzicht ‘Open taken’ maar niet in de snelkoppeling overzichten ‘Mijn taken’ of ‘Mijn groep’. Pas op het moment dat een medewerker uit de groep de taak daadwerkelijk (ook, naast de huidige gebruiker) aanneemt, dan wordt deze medewerker ook als gebruiker gekoppeld, en zal de taak zichtbaar zijn in het snelkoppeling overzicht ‘Mijn taken’.

Alleen een Groep gekoppeld.
De medewerkers in de gekoppelde groep zien de taak staan bij het snelkoppeling overzicht ‘Mijn groep’. Pas op het moment dat een medewerker uit de groep de taak daadwerkelijk aanneemt, dan wordt deze medewerker als gebruiker gekoppeld, en zal de taak zichtbaar zijn in het snelkoppeling overzicht ‘Mijn taken’ van deze gebruiker.

Taken toewijzen aan een groep is uit de volgende situatie ontstaan. Organisaties die werken met grote hoeveelheden taken die via een Workflow in Yoobi aangeboden worden, willen deze taken toewijzen aan verschillende groepen medewerkers. Op het moment dat een taak alleen aan een groep is toegewezen, zien de medewerkers binnen deze groep de taken verschijnen in het snelkoppeling overzicht ‘Taken groep’. De medewerkers kunnen deze taken aannemen. Zij worden dan als gebruiker gekoppeld aan deze taak. De taak is nu eigendom van deze gebruiker. De overige medewerkers uit de groep hoeven dus niets meer met deze taak te doen en de taak zal dan ook niet meer in hun snelkoppeling overzicht ‘Taken groep’ zichtbaar zijn.

Klik hier voor meer informatie over een het aanmaken/beheren van een groep.
 

Notificatiemoment toevoegen

Klik hiervoor op het + icoon. Kies het notificatie moment en kies vervolgens een ontvanger. Je kunt meerdere notificatiemomenten kiezen, maak hiervoor een nieuwe regel aan door nogmaals op het + icoon te klikken. Op deze manier kun je ook meerdere personen aan hetzelfde notificatiemoment koppelen.

Tip: via Beheer > Instellingen > Notificaties stel je in dat er standaard bij iedere verlopen taak een notificatie gestuurd wordt.

Agenda-item versturen

Het is mogelijk om een Agenda item te versturen naar je contactpersoon bij deze taak. Zet hiervoor het schuifje op ‘Aan’.
Nadat je alles ingevuld hebt en op de knop ‘Plan een taak’ hebt geklikt, is de taak opgeslagen en navigeer je direct naar het overzicht van de taak waar het item ‘Agenda-item versturen’ is open geklapt. Controleer de gegevens en klik op de knop ‘Verzenden’. Bij het versturen wordt nu een bijlage (invite.ics) meegestuurd. Dit is een bijlage waarmee de contactpersoon de taak/afspraak meteen in zijn eigen agenda kan toevoegen.
 

Agenda-item versturen