Mijn onkosten: Nieuwe declaratie


Let op: Onkosten kunnen alleen via het menu ‘Mijn onkosten’ ingevoerd worden als je de module ‘Onkostenbeheer’ hebt opgenomen in je licentie.

Als je deze module niet hebt, kun je bij een project (een algemeen project of bij een project gekoppeld aan een klant) een activiteit als ‘Onkosten’ toevoegen en hierop kun je dan in de timesheet je onkosten registreren. Via deze manier is er géén mogelijkheid om een bijlage toe te voegen. Voor meer informatie over het aanmaken van een activiteit klik je hier.

Via het menu ‘Mijn onkosten’ kun je onkosten indienen. Je geeft aan in welke categorie de onkosten vallen, wanneer de onkosten gemaakt zijn, welk bedrag het is geweest (incl/ex btw) en je upload de bon/nota/factuur. Ook kun je vanuit dit menu ook direct een registratie van deze kosten in de timesheet toevoegen.
Onkosten kunnen ook indien gewenst extern geaccordeerd worden.

Ga naar het menu ‘Mijn onkosten’. Hier zie je een lijst met alle ingediende onkosten. Om een nieuwe onkosten declaratie aan te maken klik je op de knop ‘+ Toevoegen’.
 

Nieuwe onkosten declaratie

Categorie: Kies een categorie. De diverse onkosten categorieën kun je aanmaken en beheren via Beheer > Systeemvoorkeuren > Algemene instellingen voor het gebruik van Yoobi > Onkosten categorieën.

Datum: Op welke datum zijn de kosten gemaakt.

Totaalbedrag: Het totaal bedrag van de bon.

6% btw laag en 21% btw hoog: Dit zijn de btw percentages die je ingesteld hebt via Beheer > Systeemvoorkeuren > Financieel > Btw percentages. Indien hier zowel een hoog als laag btw percentage actief staan, zie je deze beide terug bij het indienen van een onkosten declaratie.
Let op: je vult hier een bedrag in. Gebruik het rekenmachine icoontje om automatisch het btw bedrag uit te rekenen.

Opmerking: Korte omschrijving van de declaratie.

+ Bijlage uploaden (Bijlage wijzigen): Klik hier om een afbeelding van de bon toe te voegen.

Registratie toevoegen: Tegelijk met het indienen van deze onkosten declaratie is het mogelijk om direct een declaratie in de timesheet toe te voegen. Kies hier de klant, project en activiteit en vul een korte omschrijving in bij opmerking. Het bedrag komt dan automatisch in de timesheet te staan.

Let op: Onkosten kunnen alleen geregistreerd worden op een activiteit met het registratie type ‘bedrag’. Is deze activiteit nog niet toegevoegd aan het project, voeg deze dan alsnog toe. Klik hier voor meer informatie over het toevoegen van een activiteit aan een project.

Betaalwijze: Geef aan op welke wijze deze bon door jou betaald is.

Onkosten indienen: Als alles is ingevuld klik je op de knop ‘Onkosten indienen’. Bij het opslaan van de onkosten declaratie wordt deze ter goedkeuring naar de afdelingsmanager gestuurd. Naar wie dat is wordt hier weergegeven. Is er geen afdelingsmanager gekoppeld, dan wordt de onkostenregistratie naar de Yoobi beheerder/administrator gestuurd.

De afdelijngsmanager krijgt de volgende e-mail:


Instellingen voor onkosten zoals het automatisch genereren van een code of boekhoudkundige instellingen kun je beheren via Beheer > Instellingen > Onkosten.

Instellingen voor de diverse btw percentages kun je beheren via Beheer > Systeemvoorkeuren > Financieel > Btw percentages. Indien hier zowel een hoog als laag btw percentage actief staan, zie je deze beide terug bij het indienen van een onkosten declaratie.