How to - Project aanmaken

 

Dashboard
Op het dashboard heb je een compleet overzicht van je gewerkte uren, je verlofkaart, afwezigheid van collega’s, de sales-pipeline en verkoopresultaten. Alle onderdelen kun je naar eigen inzicht instellen, verwijderen of toevoegen. Gebruik snelkoppelingen om veel gebruikte rapportages toe te voegen.

Menu
Via het menu links in het scherm navigeer je naar de verschillende modules die voor jou beschikbaar zijn.

Projectmanagement
Om een nieuw project aan te maken kies je voor de moduile projectmanagement en selecteer je links bovenin nieuw project.

kies voor de button 'nieuw project'

Je komt nu op de pagina nieuw project toevoegen. Deze wizard bestaat uit vier tabbladen, die je allemaal moet doorlopen om het project aan te maken.

  1. projectgegevens
Tabblad 1: projectgegevens

Vul zo veel mogelijk velden in. Als de gegevens compleet zijn kies je rechts onderin de pagina voor volgende. 

  1. Registratierechten

Geef aan wie er uren mogen schrijven op dit project. Je kunt medewerkers, groepen of afdelingen koppelen.

registratierechten toewijzen

Voor dit fictieve project zijn drie medewerkers actief. Vink de selectievakjes aan en kies voor koppelen.

medewerkers koppelen

Nu de drie medewerkers zijn gekopeld, kun je per medewerker instellen welke rechten zij krijgen. Selecteer het driehoekje om dit veld uit te klappen.

medewerkers koppelen

Geef nu per groep, medewerker of afdeling aan, welke registratierechten zij krijgen. Je hebt ook de optie om medewerkers te ontkoppelen, mocht dat nodig zijn.

Als iedereen de juiste rechten heeft gekregen klik je rechts onderin op volgende.

  1. Activiteiten

Een project binnen Yoobi heeft minimaal één activiteit nodig om uren, bedragen, aantallen of dagen op te registreren.

Maak een nieuwe activiteit aan of selecteer een standaard activiteit.

activiteit selecteren of aanmaken

In dit voorbeeld voegen we eerst een standaard activiteit toe en daarna maken we nog een nieuwe activiteit aan. Dit kan je eventueel ook later nog doen.

Klik op standaard activiteiten toevoegen en Selecteer de activiteit die op jouw project van toepassing is, door het juiste vakje aan te vinken en klik op toevoegen.

toevoegen standaard activiteit

De activiteit is toegevoegd. Je kunt nu nog een activiteit toevoegen. Is dat niet nodig kies je rechts onderin voor volgende.  

Kies voor nieuwe activiteit en doorloop de drie tabbladen van de wizard om de activiteit aan te maken en toe te voegen aan je project.

Start met het opgeven van je activiteitgegevens. Bij registratietype geef je aan of medewerkers naast uren ook (bijvoorbeeld) reiskosten mogen registreren.

nieuwe activiteit met registratietypes

Klik rechts onderin op volgende om naar het tweede tabblad te gaan.

Geef aan welke rechten de gekoppelde medewerkers op deze activiteit krijgen. En klik op volgende.

registratierechten op projectniveau

Op het derde tabblad staat het overicht van de activiteit. Als je de gegevens aan wil passen klik je op vorige om terug te keren naar de vorige twee tabbladen. Klopt alles, klik dan op opslaan om de activiteit toe te voegen aan het project.

overzicht nieuwe activiteit

Je keert nu terug naar het project en de twee activiteiten zijn toegevoegd.

activiteiten toegevoegd

Klik op volgende om naar het vierde en laatste tabblad te gaan.

4.       Overzicht

Op de overzichtspagina heb je de mogelijkheid projectrollen toe te kennen, een klant te koppelen (voor wie je dit project uitvoert) of een afdeling te koppelen.

overzicht nieuw project

Om een projectmanager toe te kennen, klik je onder activiteiten op het plus icoontje en selecteer je de medewerker die je deze rechten geeft. Klik op koppelen om de gekozen projectmanager te bevestigen en het venster te sluiten. De naam van de geselecteerde medewerkers staat nu als projectmanager in het overzicht.

Om een klant of afdeling te koppelen ga je op dezelfde manier te werk.

Als de overzichtspagina compleet is en alle gegevens zijn toegevoegd, kies je voor opslaan.  Je project is nu opgeslagen en je gaat nu naar de overzichtspagina van je project.

overzicht nieuw project

Aanvullende opties

Je hebt nu de mogelijkheid gegevens aan te vullen of wijzigen, door op een van de tabbladen te klikken en de velden in te vullen.

Budget toekennen

Je kan bijvoorbeeld een budget toekennen aan dit project. Door de optie toon notificatie te gebruiken, krijg je een melding zodra het ingevulde percentage van je budget bereikt is. 

overzicht nieuw project
Vragen

Heb je een vraag over Yoobi? Kijk dan eens op onze support-pagina of raadpleeg de uitgebreide handleiding voor beheerders, hier staat veel praktische informatie over Yoobi.

Niet wat je zoekt, of ervaar je een foutmelding? Maak dit aan ons kenbaar via een supportmelding. Dit doe je door een mail te sturen naar support@yoobi.nl of vul het formulier (support melding) in via de helpfunctie.