Agendabeheer

In Yoobi worden alle taken en goedgekeurde verlofaanvragen vastgelegd in je persoonlijke agenda. De agenda van Yoobi kun je synchroniseren met je persoonlijke internetagenda om zo alle afspraken te bundelen (privé en vanuit Yoobi). 

Bijna elke smartphone kan een abonnement te nemen op een internetagenda. Maar ook desktop agenda's (zoals Outlook) en Cloud agenda's (zoals Outlook.com en Google Kalender) hebben deze mogelijkheid. Hieronder lees je hoe je jouw agenda synchroniseert met een internetagenda, zodat je goedgekeurde verlofdagen en geplande taken automatisch in je agenda worden getoond.
 

Internetagenda

Er zijn drie internetagenda's beschikbaar in Yoobi; voor verlof, planning en CRM-taken. Als je de bijbehorende module afneemt, kun je zelf kiezen of je de agenda synchroniseert op andere devices en platformen. 

Planning
Ga naar systeemvoorkeuren > instellingen > planning  en zet de optie 'gebruik iCalendar voor planning' op AAN

Daarna klik je op de link die er onder staat en de desktop software (Outlook) vraagt of de betreffende agenda gekoppeld mag worden. Klik op ‘Ja’ om te bevestigen en de Yoobi agenda toe te voegen aan de agenda op je desktop.
 

Je kunt het ook via je timesheet inregelen. Kies in je timesheet voor 'iCal agenda' om de planning over te nemen in je agenda. 
 

Verlof
Om je verlof vanuit Yoobi over te nemen naar je persoonlijke agenda ga je als volgt te werk. Ga naar systeemvoorkeuren > instellingen > verlof  en zet de optie 'gebruik iCalendar voor verlof' op AAN
 

CRM taken 
De link naar jouw CRM-taken staat bij je persoonlijke instellingen. Eerst geef je aan welke taken je in je agenda terug wil lasten komen. Klik rechts boven op je naam – voorkeuren – iCalender CRM taken. Selecteer een of meerdere type taken om weer te geven in je agenda en kies voor systeemvoorkeuren opslaan.
 

Ga naar mijn gegevens voor een overzicht van de gebruikte internetagenda’s. 
 

Smartphone
Om de Yoobi internetagenda toe te voegen aan de agenda van je smartphone, kopieer je de link uit Yoobi en biedt je die aan bij de agenda op je smartphone. Ga naar de instellingen van je smartphone, open de agenda functie en kies voor nieuwe account – selecteer type anders – voeg agenda abonnement toe en kopieer daar de link.

Je hebt nu de verlofdata beschikbaar gemaakt voor je agenda en voortaan worden goedgekeurde verlofaanvragen opgehaald en getoond in je agenda. 
 

Outlook koppeling

Met de Outlook koppeling van Yoobi sla je vanuit je mailbox e-mails, bijlagen en e-mailadressen op in het CRM van Yoobi. Dit is praktisch voor gebruikers die veel vanuit de mailbox werken en nu niet meer Yoobi apart hoeven te openen.

Met de Outlook add-in gaat Yoobi na of de verzender van de e-mail als contactpersoon aanwezig is in CRM. Als er een match is gevonden kan je de e-mail als uitgevoerde taak toevoegen aan het CRM. Bijlages uit het bericht worden ook toegevoegd en zijn als (los bestand) te openen vanuit Yoobi.

Om na te gaan wat het resultaat is, open je het CRM en kijk je op het tabblad 'taken en activiteiten' van de relatie. Je ziet hier een nieuwe taak, die aangemaakt is door de add-in.

Hoe werkt dit? 
Wij laten je op deze support pagina stap-voor-stap zien hoe je de add-in instelt en gebruikt.

Meer weten? 
Heb je een vraag over deze toepassing of wil je graag zien hoe het werkt? Neem dan contact op met ons, we vertellen je graag meer. Onze sales afdeling is op werkdagen tussen 9:00 en 17:30 bereikbaar op: +31 (0)181 69 76 70 of via sales@yoobi.nl.

Ga direct aan de slag
Gratis 41 dagen demo!
of Vraag een demo aan