Elektronisch of per post factureren

Met Yoobi factureer je snel en efficiënt, in de huisstijl van jouw organisatie. Je verstuurt facturen per post of per e-mail. Kies zelf welke verzendmethode het beste bij jou -en de klant- past.

 

Verzendmethode

Nadat een order is goedgekeurd en gefiatteerd, kies je voor verzenden. Yoobi genereert de factuur als pdf-bestand.

Per post
Kies je voor verzending per post, dan wordt de factuur als download aangeboden. Open het pdf-bestand en kies voor afdrukken om de factuur als poststuk te behandelen. 

Per e-mail
Kies je voor verzending per e-mail, dan verstuurt Yoobi deze factuur automatisch per mail. De opmaak van de e-mail gaat volgens een vaste template, de tekst van de e-mail stel je zelf op. Dit doe je via: Systeemvoorkeuren > Website content > E-mail: factuur versturen. In de factuur-instellingen van de order zie je naar welk e-mailadres de factuur verzonden wordt.
 

Elektronisch factureren met UBL

Naast het elektronisch versturen van facturen (als pdf-bestand), bieden we ook de mogelijkheid om de facturen elektronisch te verwerken. Zodat de ontvanger het bestand kan inlezen in het boekhoudpakket.

UBL-document 
In Nederland moeten elektronische factureren aan wettelijke eisen voldoen. De Nederlandse overheid heeft gekozen voor Universal Business Language (UBL). Het UBL formaat is de nieuwe standaard voor elektronisch factureren en is bedoeld om facturen gemakkelijk uit te wisselen tussen verschillende boekhoudpakketten.

Yoobi voldoet aan deze nieuwe standaard, door naast een pdf-document ook een UBL-document op te maken. Dit betekent dat er twee documenten worden meegestuurd, wanneer een factuur per e-mail wordt verzonden naar de klant.

  1. Een PDF-document
  2. Een UBL-document, gemaakt op basis van de standaard UBL-SI 1.1 (gebaseerd op UBL 2.1)

De naam van beide documenten is altijd het factuurnummer en dan met .pdf of .xml (voor het UBL-document) als extensie.

Instellingen
Om hier gebruik van te maken is het niet nodig om instellingen aan te passen. Het UBL-document wordt automatisch meegestuurd per e-mail. Gebruik de zip-functie om alle bestanden te downloaden voor je administratie.

Wil je geen gebruik maken van e-facturatie, dan is het mogelijk om dit uit te zetten. Dit doe je via: Menu Systeemvoorkeuren > Instellingen > Blok financieel > optie “Maak gebruik van e-facturatie” op “uit” zetten

Beschikbaarheid 
E-facturatie is beschikbaar voor alle klanten die de facturatie-module van Yoobi afnemen. Heb je deze module niet? Neem dan contact op met ons, wij kunnen deze module (voor een proefperiode) voor je aanzetten.

Ga direct aan de slag
Gratis 41 dagen demo!
of Vraag een demo aan